複合機のOCR機能とは？できること・使い方・精度を解説

複合機のOCR機能を使うと、紙の書類をただ画像としてスキャンするだけでなく、書かれている文字をテキストデータとして認識できます。

たとえば、紙の契約書をスキャンして「社名」や「商品名」で検索できるPDFにしたり、紙しか残っていない資料をWordなどに変換して再利用したりすることが可能です。

一方で、OCR機能はすべての複合機に搭載されているわけではありません。対応できるファイル形式や必要なオプションもメーカー・機種によって異なります。

この記事では、複合機のOCR機能とは何か、できることや基本的な使い方、文字認識の精度、AI-OCRとの違い、OCR機能を使う際の注意点をわかりやすく解説します。

複合機のOCR機能とは？紙の文字をデータ化できる仕組み

複合機のOCR機能とは、紙や画像に書かれている文字を読み取り、パソコンで扱える文字データに変換する機能のことです。OCRは「Optical Character Recognition（またはReader）」の略で、日本語では「光学文字認識」と呼ばれます。

OCRでは、まずスキャンした原稿を画像として読み取り、その中から文字がある部分を検出。さらに、文字の形や特徴を解析して「どの文字なのか」を判別し、パソコンで扱えるテキストデータへ変換します。

通常のスキャンでは、紙面に書かれた文字も画像の一部として保存されます。一方、OCR処理を行うと画像内の文字を認識し、検索やコピーができる情報として扱えるようになります。

複合機ではスキャンと同時にOCR処理できる

OCR対応の複合機であれば、原稿をスキャンするときにOCR処理を行い、サーチャブルPDFなどとして保存できます。

OCR機能の基本的な使い方は、次のとおりです。

1. 原稿を原稿台や自動原稿送り装置にセットする
2. 【スキャン】や【送信】ボタンを押す
3. スキャンの設定画面で保存先を指定する
4. OCR機能を【オン】にして、「PDF」や「word」などファイル形式を選択する
   ※言語の選択が必要な場合もある
5. 【スタート】ボタンを押してスキャンを開始する

※参考：京セラ「Scan Extension Kit　OCR機能（文字認識）｜京セラ複合機活用術」
※参考：キヤノン「OCRで文字認識して読み込む」
※参考：コニカミノルタ「OCRでテキスト検索可能なPDFファイルを作成する」

わざわざ紙をスキャンしたあとにパソコンでOCRソフトを起動する必要がなく、複合機から直接電子化できるのがメリットです。

ただし、OCRが本体に標準搭載されているとは限りません。メーカーや機種によっては、Scan Extension KitやサーチャブルPDFキット、OCR変換モジュールなどの追加オプションが必要です。

サーチャブルPDF（検索可能PDF）とは、全文検索が可能なPDFファイルのことを指します。紙面をスキャンした画像にOCRで認識したテキスト情報を重ねることで、キーワード検索やテキストのコピーができるようになる仕組みです。

通常のスキャンとOCRスキャンは何が違う？

大きな違いは、スキャンした画像の中にある文字を「文字データ」として扱えるかどうかです。

項目	通常のスキャン	OCRを使ったスキャン
紙面の保存	できる	できる
文字検索	基本的にできない	できる
文字のコピー	基本的にできない	できる※
Word・Excel等への変換	基本的にできない	対応機種なら可能

紙の書類を単に保存するだけなら通常のスキャンでも十分ですが、あとから内容を検索したい、文字をコピーして再利用したい場合はOCRを使うメリットがあります。

なお、複合機にはOCR以外にも、業務効率化に役立つさまざまな機能があります。詳しくは以下のページで紹介しています。
＞＞OCR以外の複合機の便利機能はこちら

複合機のOCRはどんな業務に活用できる？

OCRは、紙の情報を検索・再利用しやすい状態にする業務で特に役立ちます。

契約書や社内資料を検索できるPDFとして保存できる

契約書や規程、マニュアルなどをOCR付きPDFにしておけば、文書の中に含まれるキーワードから必要な情報を検索できるようになります。

通常の画像PDFでは、ファイルの中身を読んで確認していく必要がありますが、OCRで文字情報を付加しておけば会社名や商品名などを検索して目的の情報を探せます。

紙の書類を電子化するだけでなく、保存したあとに必要な情報を探しやすくできるのがOCRのメリットです。

読み取ったテキスト情報を再利用できる

OCRで読み取った文字は、検索だけでなく、コピー＆ペーストして他の書類へ転記したり、編集したりできます。

紙の書類を見ながら一から入力する必要がないため、入力作業の手間を減らせるだけでなく、打ち間違いや転記ミスのリスクも抑えられます。

また、対応する複合機では、PDFだけでなくWordやExcelなどのOffice形式に変換し、データを再利用することも可能です。

書類を自動で分類して指定先へ保存できる

機種やサービスによっては、OCR機能で書類に記載された文書名や管理番号などを読み取り、内容に応じてあらかじめ指定した保存先へ自動で振り分けることができるものもあります。

たとえば、請求書は経理部門のフォルダ、契約書は契約書用のフォルダといったように、読み取った文字情報をもとに保存先を分けることが可能です。

書類をスキャンしたあとに人が内容を確認して保存先を選ぶ手間を減らせるため、大量の書類を電子化・整理する業務の効率化に役立ちます。

複合機のOCRの精度はどのくらい？認識しにくい文字とは

「複合機のOCR精度は何％なのか」と気になる方も多いですが、すべての原稿に当てはめられる一律の認識率はありません。

OCRの精度は、使用する機種だけでなく、文字の種類、印刷状態、原稿の汚れ、解像度、レイアウトなどによって変わります。そのため、「OCRならすべての文字を正確に読み取れる」と考えず、認識しにくい原稿の特徴も理解しておくことが大切です。

どのような文字や原稿は認識しにくい？

パソコンで作成して印刷された文書のように、文字の形が整っており、背景とのコントラストがはっきりしている原稿はOCRで認識しやすい一方で、手書き文字やかすれ・汚れのある原稿は、一般的なOCRでは認識精度が下がりやすいです。

認識しにくい文字・原稿

• かすれた文字
• 手書き文字
• 背景とのコントラストが弱い文字
• 小さすぎる文字
• 形が似ている文字（「0（ゼロ）」と「O（オー）」、「1（イチ）」と「I（アイ）」など）
• 特殊な文字（㎡や℃などの単位記号、©や™などの権利表記など）
• 間隔の詰まった文章
• レイアウトが複雑すぎる文書（縦書きと横書きとの混在・表）

古い書類や画質の低い資料、複雑なレイアウトの文書をOCR処理する場合は特に注意が必要です。

OCRの認識精度を高めるにはどうすればいい？

できるだけ読み取りやすい状態に原稿を整えてからスキャンすることが基本です。

原稿の傾きや折れを直し、文字が薄い場合は、読み取り濃度やコントラストなどを調整しましょう。

また、低解像度で読み取ると細かな文字情報を取得しにくくなるため、スキャン時の解像度を300dpi程度に設定し、原稿の傾き補正やノイズ除去、裏写り防止を適切に行うことで誤認識を減らせます。

複合機のOCRとAI-OCRは何が違う？AI-OCRとは

OCRについて調べると「AI-OCR」という言葉を目にすることも多いのではないでしょうか？

AI-OCRとは、OCRにAI技術を組み合わせたものです。AI技術を組み合わせることで、文字認識率の向上や、帳票フォーマットの設計をせずに、項目を抽出することが可能になります。

AI-OCRを利用するメリット

文字識字率が高い

AI-OCRは、機械学習などを活用して文字の特徴を学習し、認識します。そのため、従来のOCRと比べて、文字識字率が高いと言われています。

手書き文字や複雑なレイアウトの書類に対応したAI-OCRも登場しています。

サービスによっては、取引先からもらった製品カタログやパンフレットをスキャンしてアップロードするだけで、検索・編集可能なデータに変換し、社内での情報共有や資料作成に活用できたり、会議中のホワイトボードや手書きメモを撮影してアップロードするだけでテキスト化できたりするものもあります。

フォーマットが異なる帳票にも対応しやすい

従来のOCRで帳票から特定の項目を読み取る場合、「どの位置に何の項目があるか」を事前に定義する必要があります。たとえば取引先ごとに請求書のレイアウトが異なる場合は、それぞれのフォーマットに合わせて読取位置を設定しないといけません。

AI-OCRでは、AIが文書の構造などを解析できるため、紙ベースの資料をスキャンするだけで文字を認識し、設定不要で必要な項目を抽出できます。

請求書や納品書、発注書など、発行元によってレイアウトが異なる書類を多く扱う場合に、帳票設定の手間を減らしやすいのがメリットです。

複合機のOCRを使う際に注意することは？

OCRは便利な機能ですが、注意するポイントもいくつかあります。

すべての文字を100％正確に認識できるわけではない

OCRの精度でも触れましたが、OCRでは文字を100％正確に認識できるわけではなく、誤認識が起こる可能性があります。認識精度は、使用するOCRの性能だけでなく、文字の種類や原稿の状態、解像度、フォーマットなどによっても変わります。

AI-OCRは、機械学習などを活用することで従来のOCRより高い認識精度が期待できますが、AI-OCRであってもすべての文字を正確に読み取れるわけではありません。

特に、契約金額、口座番号、電話番号、商品コードなど、1文字の間違いが業務に影響する情報には注意が必要です。OCRによって入力の手間を減らしつつ、重要項目は人が元の書類と照合する運用にしておくと安全です。

メーカー・機種によってOCR機能の対応範囲が異なる

OCRは便利な機能ですが、「OCR対応」と書かれていればすべて同じことができるわけではありません。

たとえば、サーチャブルPDFの作成には対応していても、Word・ExcelなどのOffice形式への変換には対応していない場合があります。

そのため、複合機を選ぶ際は、自社でOCRをどの業務に活用したいのかを明確にしたうえで、対応するファイル形式や必要なオプション、読み取り性能などを確認しておくことが重要です。

おすすめのOCR機能対応複合機

OCR機能に対応したおすすめの複合機をご紹介します。OCRを活用して紙の書類を電子化したい方は、複合機選びの参考にしてください。

京セラ｜TASKalfa MZ2501ci

TASKalfa MZ2501ciは、カラー・モノクロともに毎分25枚の出力に対応した京セラのA3カラー複合機です。

オプションの「Scan extension kit(A)」を追加すると、スキャンした原稿から文字を抽出してサーチャブルPDFを作成できるほか、Word・Excel・PowerPoint形式への変換にも対応できます。

さらに、TASKalfa MZ2501ciは、法人向け生成AIサービス「Stella AI for Biz」との連携にも対応しています。複合機本体のOCR機能だけでなく、クラウドサービスと組み合わせてAIを活用した文書のデータ化も可能です。

※Stella AI for Bizとの連携には、別途サービスの契約が必要です。

毎分25枚の標準的な印刷速度のため、OCRによる文書の電子化だけでなく、日常的なコピー・プリント業務にも使いやすく、中小規模のオフィスで導入しやすいOCR対応複合機です。

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コニカミノルタ｜bizhub C251i

bizhub C251 iは、カラー・モノクロともに毎分25枚の出力に対応したコニカミノルタのA3カラー複合機です。

オプションの「i-Option LK-110 v2」を追加すると、スキャンした文書をOCR処理してサーチャブルPDFを作成できるほか、Word・Excel・PowerPoint形式への変換にも対応できます。

紙で保管している契約書や社内資料を検索しやすい状態で電子化したり、既存の紙資料をOffice形式に変換して再利用したりしたい場合に便利です。

毎分25枚の印刷速度で日常的なコピー・プリント業務にも使いやすく、OCRを活用して紙文書の電子化を進めたい中小規模のオフィスにおすすめの複合機です。

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まとめ｜OCRを活用するなら用途に合った複合機を選ぼう

複合機のOCR機能を利用すると、紙や画像に含まれる文字をテキストデータとして認識し、検索やコピー、編集などに活用できるようになります。

契約書や社内資料をサーチャブルPDFとして保存したり、紙で残っている資料をWord・ExcelなどのOffice形式へ変換して再利用したりする際に便利です。

また、OCRはすべての文字を100％正確に認識できるわけではありません。原稿の状態や文字の種類によって誤認識することもあるため、金額や口座番号など重要な情報は人の目で照合することが大切です。

より高い文字認識精度や、フォーマットが異なる帳票への柔軟な対応を求める場合は、AI-OCRも選択肢になります。

OCR機能対応の複合機の導入や入替えを検討している方は、ビズオールまでお気軽にご相談ください。

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