複合機の入れ替え時期は？判断の方法と作業の流れを解説

リース満了の案内が届いたり、故障や紙詰まりが増えたりすると、複合機を入れ替えるべきか迷うこともあるでしょう。販売店から新しい機種を提案されても、今の機器を使い続ける場合と比べて、どちらが自社に合うのか判断しにくいものです。

判断する際は、使い続ける場合と入れ替える場合の費用に加え、機能やサポートも比較しましょう。新しい機器に替えることで、印刷・スキャンの待ち時間や、故障による業務の中断を減らせるかも大切なポイントです。

この記事では、複合機の入れ替えを検討するタイミングや、リース契約中・満了時の入れ替えのポイント、費用の比較方法を解説します。

入れ替えを提案されたけど、本当に必要かわからないビ……。

まずは今の契約と使い方を整理しましょう。入れ替えが必要かどうかを判断するところからご説明します。

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複合機の入れ替えはいつ検討する？判断したいタイミング

複合機の入れ替えを検討する主なきっかけは、「リース満了」「故障の増加」「部品保有期間の終了」です。その他、印刷量や仕事の進め方が変わり、今の機器が業務に合わなくなったときや、毎月の費用が負担になっているときも、見直しのタイミングです。

紙詰まりなどの不具合があっても、メンテナンスや部品交換で改善する場合があります。一度のトラブルだけで入れ替えを決めず、まず保守会社に原因と修理の見通しを確認しましょう。

その際は、今後も修理に必要な部品を確保できるかも確認しておきたいところです。例えば京セラでは、部品保有期間を「製造中止後7年間、または販売終了後5年間」と案内しています。修理部品の供給がなくなれば、修理が難しくなるため、入れ替えを検討しましょう。

また、修理できる場合でも、請求書や出荷伝票の印刷が頻繁に止まるようなら、修理費だけでなく業務への影響も考える必要があります。業務への支障が大きい場合は、見直しのタイミングです。

まだ使えているなら、急いで替えなくてもいいビ？

機器の状態と保守対応に問題がなければ、使い続ける選択肢もあります。ただ、修理が難しくなる時期は先に確認しておきましょう。

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リース契約中・満了時に複合機を入れ替える際のポイント

リースで使っている複合機は、契約途中か満了時かによって、支払いや手続きが変わります。

販売店、リース会社、保守会社は、同じ会社とは限りません。異なる場合は、入れ替えの相談を始めたら、それぞれの契約先に連絡しておきましょう。

契約途中の場合は、残りの支払いと精算条件を確認する

リース契約の途中でも、条件を調整して複合機を入れ替えられる場合があります。ただし、機器を入れ替えても、旧契約の支払いが自動的になくなるわけではありません。

リースは原則として中途解約できない契約です。途中で終了する場合は、残りのリース料や、違約金などの支払いが契約で定められています。具体的な精算額と手続きは、契約先の販売店やリース会社に確認しましょう。

一方で、契約途中でも入れ替えをしたほうがメリットが大きい場合もあります。現在の料金が高すぎる場合や、複合機のスペックが業務に合っていない場合などです。

今の契約をどう終えるかと、新しい契約でいくら支払うかを分けて確認すると、負担を把握しやすくなります。

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満了時は入れ替えと再リースを比較する

リース満了時には、新しい複合機へ入れ替えるほか、現在の機器を引き続き使う「再リース」という選択肢があります。再リース料は、一般的には初回のリース料の10分の1程度と大幅に安くなります。

機器の調子がよく、必要な機能も足りているなら、再リースも候補になります。反対に、修理の頻度が増えている場合や、メーカーの部品供給の終了が近い場合は、新しい機器への入れ替えを検討しましょう。

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複合機の入れ替え費用は、総額で比較する

複合機の入れ替え費用は、月額リース料金に加え、使い続ける間にかかる費用も含めた総額で比較しましょう。

リース料が安くても、印刷枚数に応じて支払うカウンター料金が高ければ、結果的に負担が増える場合があります。例えば、リース料が月1,000円安くなっても、カウンター料金が月2,000円増えると、その状態が5年間続いた場合の支払いは合計6万円増えます。旧契約の精算や入れ替え作業に別途費用がかかる場合は、その金額も含めて比較します。

また、総額が多少高くても、故障リスクを抑えられる、保守対応への不満を解消できる、印刷・スキャンの待ち時間や手作業を減らせるといったメリットがあれば、入れ替えを検討する価値があります。自社の仕事がどれだけ進めやすくなるかまで考えて選びましょう。

複合機の入れ替えによるカウンター料金の削減事例や、おすすめ機種については、「複合機の入替え・買替えの方へ」でご紹介しています。

入れ替えると機器自体が新しくなるメリットもあるビ！メリット・デメリット両方を天秤にかけて判断する必要があるビね！

再リースと入替え後を比べたい方は、ビズオールへお気軽にご相談ください。ご使用中の機種や印刷枚数、ご希望の機能を伺い、入れ替えプランをご提案します。

複合機の入れ替え作業の流れ

複合機の入れ替えは、一般に次の順番で進めます。

1. 現在の契約内容や料金、使用状況を整理する
2. 見積もりを取り、継続利用と入れ替え時を比較検討する
3. 入れ替えを決めたら、契約手続きを進め、納品日を調整する
4. 新しい機器の搬入設置と旧機を引き上げに立ち会う
5. 印刷・スキャンなどの動作を確認し、利用を開始する

故障してから入れ替えを手配すると、見積もりや契約、納品を待つ間、複合機を使えない期間が長引く場合があります。業務への影響を抑えるためにも、手続きや納品にかかる日数を見込み、余裕を持って準備を進めましょう。

立ち合いが必要なんだビ⁉ 入れ替えの日は、販売店に来てもらえば全部終わると思っていたビ。

社内でしか分からない設定や、担当者の権限が必要な操作もあるため、搬入設置時はご担当者の立ち合いが必要な場合が多いです。

まとめ｜複合機の入れ替えは契約・費用を確認して進めよう

複合機の入れ替え時期は、使用年数だけで決めず、機器の状態や業務に必要な機能を踏まえて判断します。リース契約の途中なら残りの支払いと精算条件を確認し、満了時には再リースとの比較も行いましょう。

費用は、リース料金はもちろん、カウンター料金も含めて総額を確認しましょう。

ビズオールでは、複合機の機種選定から搬入・設置、ネットワーク設定、導入後の保守まで承っています。対応内容は「複合機の入替え・買替えの方へ」でも紹介しています。

「今の複合機を再リースするか迷っている」「月々の負担をもう少し抑えたい」という方は、現在の機種名や契約満了時期、印刷枚数などを分かる範囲でお知らせください。ご使用状況とご希望に合わせて、導入プランをご提案します。

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