複合機の保守契約とは？種類・料金の目安・選び方を解説

複合機の導入や入れ替えを検討するとき、本体価格とあわせて確認したいのが保守契約です。「毎月の保守料金には何が含まれるのか」「契約しないと修理を受けられないのか」と迷う方もいるでしょう。

複合機の保守契約は、故障時の修理や部品交換などについて、対応内容と費用の負担方法をあらかじめ決める契約です。選ぶ際は、料金だけでなく、対象となるサービスと故障時の対応体制まで比べる必要があります。

この記事では、保守の種類と料金の考え方、契約前の確認事項を解説します。中古機や再リースで注意したい保守終了についても紹介するので、自社に合う契約を検討する際にお役立てください。

複合機・コピー機の保守契約とは？

複合機・コピー機の保守契約とは、メーカーや販売店などから修理・部品交換などのサービスを受けるための契約です。トナーの供給を含むプランもあり、どこまで対応するかは機種や契約によって異なります。

本体を購入・リースする契約と、保守契約は役割が異なります。見積書でまとめて案内されていても、本体代やリース料に保守料金が含まれているとは限りません。契約先と支払先、料金の内訳をそれぞれ確認しましょう。

複合機・コピー機に保守は必要？契約なしで使うリスク

保守契約の要否は、機種や導入時の条件によって異なります。

新品の業務用複合機では保守契約を結ぶのが一般的ですが、中古では保守に加入せずに使用するケースもあります。

判断するときは、保守料金に加えて、故障した場合の負担を考えましょう。保守契約を結んでいない場合、修理のたびに訪問料・技術料・部品代がかかり、まとまった出費になる可能性があります。

また、印刷枚数が少なくても、請求書や出荷伝票の印刷に複合機が欠かせない会社では、故障によって業務が滞るおそれがあります。印刷枚数だけでなく、修理を待つ間も仕事を続けられるかを踏まえて判断しましょう。

複合機の保守の種類と料金の目安

複合機の保守には、主にカウンター保守、キット保守、スポット保守、年間保守があります。

保守の種類	主な料金の決まり方	修理・消耗品の扱い	向いているケース
カウンター保守契約	印刷カウント数と単価で計算。最低料金などの設定あり。	契約範囲の修理やトナー供給などを含む。	一般的なオフィス
キット保守契約	指定のトナーキットを購入。	トナー利用中は、契約範囲の保守を受けられる。	印刷量が少ない場合など
スポット保守	修理の依頼ごとに実費で支払う。	訪問・作業・部品などに費用が発生。消耗品も別途購入。	中古機などで保守契約を結ばない場合
年間保守契約	機種やサービス内容に応じた年額料金（複数年の場合も）。	契約範囲の修理などを含む。消耗品は対象外の場合がある。	小型複合機の場合など ※対応機種が限られている

すべての複合機で好きな方式を選べるわけではありません。まず対象機種で利用できる保守を確認し、その中から比較します。

カウンター保守契約

「カウンター保守契約」は、印刷カウント数に応じて料金を支払う方式です。

「モノクロ2円/枚」「カラー10円/枚」といった形で、1枚あたりの単価を分け、毎月の印刷数に単価を掛けて料金を計算します。

法人で導入されている複合機のうち、約8割がこのカウンター保守契約を結んでいるとも言われており、最も一般的な保守契約です。

カウンター料金には、一般的に次の費用が含まれます。

• 故障したときの修理費
• 修理に必要な部品代
• トナーなどの消耗品代

故障やトナー交換のたびに費用を支払う必要がないため、複合機の維持費を把握しやすくなります。突然、高額な修理費が発生するリスクを抑えられることもメリットです。

カウンター保守契約の料金相場

カラー種別	料金相場
モノクロ	1～3円/枚
2色カラー	5円～10円/枚
フルカラー	10～20円/枚

機種や契約先によって単価は変動しますが、モノクロ印刷で1枚あたり1〜3円、2色カラーでは5〜10円、フルカラーの場合は10〜20円が一般的な相場となっています。メーカーによっては「2色カラー」という料金区分がなく、フルカラーとして数えられる場合もあります。

なお、カウンター保守契約には「月額基本料金（2,000円～）」が設定されているため、1か月の印刷枚数が少なく、カウンター料金の合計が基本料金を下回った場合でも、最低限、この基本料金は支払う必要があります。

印刷枚数が極端に少ない場合はやや割高に感じるかもしれませんが、トナー交換や修理などの費用を都度負担する必要がないため、毎月一定以上の印刷枚数がある企業であれば、コスト管理しやすく、安心して複合機を利用できる保守契約です。

カウンター料金についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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キット保守契約

「キット保守契約」は、指定のトナーキットなどを購入することで、そのトナーを使い切るまで保守サービスを受けられる方式です。トナー代の中に、修理に必要な部品や作業費があらかじめ含まれているため、別途保守料金を支払う必要がありません。

トナーがなくなった時に追加分を購入すれば、保守サービスもそのまま継続されます。

印刷枚数が少ない企業や、使用にばらつきがある環境で費用を抑えたい場合に向いています。ただし、適用できる機種が限られている点には注意が必要です。

キット保守契約の料金相場（例）

項目	内容例
想定価格	約70,000円（税別）
印刷可能枚数	約5,000枚（※A4・普通紙）
想定月額換算	月500枚程度の使用で実質4,000〜7,000円相当

写真や色の多い資料を印刷する場合、表示された目安より早くトナーを使い切ることもあります。

スポット保守

「スポット保守」は保守契約を結ばず、修理を依頼するたびに費用を支払う方式です。

主な費用は、訪問料、作業時間などに応じた技術料金、交換部品代です。拠点が遠方の場合は、宿泊費が加算されるケースもあります。

また、トナーが切れた場合も、トナー代をその都度負担しなければなりません。

スポット保守の料金相場

• 1回あたり：5～8万円程度 （出張費・技術料・部品代などを含む）

スポット保守は、都度見積もりとなるため、はっきりした料金相場を示すのは難しいです。ここで紹介している金額は、あくまで一般的な目安として参考にしてください。

故障の内容によっては、部品代が高額になり、修理費が10万円を超えるケースもあります。修理を依頼しない期間の費用を抑えられる一方、故障時の出費は予測しにくくなります。

年間保守契約

「年間保守契約」は、年単位で保守サービスを受けられる方式です。主に卓上型の小型複合機に適用されることが多く、オフィスでよく見るような大型の複合機では利用できないこともあります。

月間の印刷量が少ない企業や、年間の保守費用をあらかじめ固定化したい企業に向いています。

年間保守契約の料金相場（小型複合機の場合）

• 年間費用：2～3万円程度

小型複合機の場合の年間保守契約の費用目安は、2〜3万円程度です。
ただし、トナー代が別途必要になるケースが多いため、契約前に総コストを確認しておくことが重要です。

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複合機の保守契約の選び方

保守契約を選ぶ際には、自社の利用状況やニーズに合った契約を選ぶことが重要です。

印刷量が一定量あるオフィスでは、印刷枚数に応じて料金が決まり、修理費・トナー代・管理の手間を含めて費用が把握しやすい「カウンター保守契約」が向いています。一方で、印刷量が少ない場合は「キット保守」が適している場合もあります。

また、中古複合機などでは、あえて保守契約を付けず、故障した際に修理する「スポット保守」を利用したり、修理をせずに壊れるまで使い切るといった運用方法を選択する企業もあります。

ただし、利用できる保守契約はメーカーや機種によって異なります。希望する保守方式を自由に選べない場合もあるため、まずは販売店に相談してみることをおすすめします。

複合機の保守を結ぶ際の注意点

注意点①：販売店によって対応品質に差がある

複合機・コピー機の保守は、メーカーが直接対応する場合と、販売店が独自に保守を行う場合があります。

たとえば、故障が起きたときの初動対応の速さや、技術者の経験、休日対応の有無などは、メーカーや保守会社によって異なります。
特に、地方や離島などサポート拠点が少ない地域では、修理対応までに時間がかかることもあります。

「どこまで対応してもらえるのか」を事前に確認し、自社のニーズに合った販売店を選ぶことが重要です。

注意点②：「格安契約」の落とし穴に注意

保守料金が極端に安い契約は、トラブル時に追加費用が発生しやすいため注意が必要です。

たとえば、次のようなケースがあります。

• トナー代や部品代が契約範囲に含まれておらず、別料金になる
• 緊急対応の際に特別な出張費が上乗せされる
• 定期メンテナンスのたびに不要な交換や提案が続く

月額が安くても、年間の総額がかえって高くなることがあります。費用の内訳や対応範囲が曖昧な契約は特に注意し、初期費用とランニングコストのバランス、契約書の記載内容を事前に必ず確認しておきましょう。

注意点③：新品と中古で保守費用が異なる

一般的に本体価格は中古複合機のほうが安いものの、保守費用については中古のほうが割高になる傾向があります。なぜなら中古複合機は、新品と比べて部品の劣化が進んでいる可能性があり、故障や修理のリスクも高いからです。

保守会社側は修理対応のリスクを考慮し、保守費用を決めます。

また、製造からの年数が経過するほど部品在庫が減少し、修理が難しくなってきます。

中古複合機・再リースでは部品供給や契約の可否を要確認！

• 部品供給の有無
  メーカーによる保守部品の供給が終了している機種は、故障しても修理できない。長期間使用する場合は、特に注意。
• 保守契約の可否
  複合機の年式や使用状況、機器の状態によっては、保守契約そのものを結べないこともある。

導入コストだけで判断せず、運用中の維持費やリスクを含めて総合的に比較検討しましょう。

まとめ｜保守内容・総額を比較して選ぼう

複合機の保守契約は、故障時の修理や部品交換などを受けるための契約です。カウンター保守、キット保守、スポット保守、年間保守では、料金の決まり方や含まれるサービスが異なります。

自社に合う契約を選ぶには、利用できる保守方式を確認し、月間印刷枚数とカラー比率をもとに費用を比較しましょう。保守料金に加え、別途必要な消耗品代や修理費、対応時間、更新条件まで確認すると、導入後の負担を見通しやすくなります。

ビズオールでは、複合機の機種選定から搬入・設置、導入後のサポートまで対応しています。導入・入れ替えをご検討中の方は、月間印刷枚数や設置場所、ご希望の利用方法をお聞かせください。保守を含めた費用をご案内します。

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