複合機・コピー機のメンテナンス方法を解説！故障時の対応や費用も紹介

複合機・コピー機を長く安定して使うためには、日頃のメンテナンスが欠かせません。印刷汚れや紙詰まり、スキャン時の線などは、簡単な清掃や確認で改善できる場合もあります。

この記事では、複合機のセルフメンテナンスの基本から、トラブルが起きたときの対処方法までわかりやすく解説します。

また、自分で解決できない不具合が発生した場合は、専門業者や保守窓口への相談が必要です。「どこに連絡すればよいのか」「依頼前に何を確認しておくべきか」「費用はどのくらいかかるのか」といった疑問にも触れながら、複合機を安心して使い続けるためのポイントを紹介します。

自社でできる複合機・コピー機のメンテナンス方法

複合機・コピー機には、日常的に自社で行えるセルフメンテナンスがあります。印刷汚れや紙詰まりなどの軽微なトラブルは、清掃や確認によって改善できる場合もあります。

ただし、複合機は精密機器のため、無理な分解や自己判断での作業は避けましょう。ここでは一般的なメンテナンス方法を紹介しますが、実際に作業する際は、必ず使用している機器の取扱説明書に従ってください。

メンテナンスを始める前の注意点

・清掃を始める前に、必ず本体の電源を切り、電源プラグを抜く
・シンナーやベンジンなどの有機溶剤は使用しない
・スプレータイプのクリーナーは使用しない
・強い力でこすったり、内部部品を無理に触ったりしない
・不安がある場合は、メーカーや保守業者に相談する

有機溶剤を使うと、プラスチック部品や塗装面を傷めるおそれがあります。また、スプレータイプのクリーナーは、機器内部に入り込むと故障や引火の原因になる可能性があります。

セルフメンテナンスは、あくまで日常的な清掃や確認の範囲で行うことが大切です。分解が必要な作業や、原因が分からない不具合は、無理に対応せず専門業者へ相談しましょう。

① 複合機の本体外部と操作パネルの清掃

複合機の本体外部や操作パネルは、手垢やホコリが付きやすい部分です。日常的に多くの人が触れるため、定期的にやさしく拭き取りましょう。

• 本体外部
  水でぬらして固く絞った柔らかい布で汚れを拭き取り、そのあと乾いた柔らかい布で乾拭きします。強くこすりすぎると表面を傷める可能性があるため、軽く拭き取る程度にしましょう。
• 操作パネル
  操作パネルやタッチパネルは、柔らかい布で軽く拭き取ります。汚れが落ちにくい場合は、取扱説明書で使用できる清掃方法を確認したうえで、中性洗剤を薄めたものなどを使用してください。アルコールの使用可否は機種によって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

② 原稿押さえと原稿台の清掃

原稿押さえ（原稿カバー）や原稿台（ガラス部）に汚れが付いていると、コピーやスキャン時に線や影が写り込み、仕上がりが悪くなることがあります。原稿をきれいに読み取るためにも、定期的に汚れを確認しておきましょう。

• 原稿押さえ
  原稿押さえは、水で湿らせて固く絞った柔らかい布でやさしく拭き取ります。そのあと、乾いた柔らかい布で乾拭きしてください。強くこすりすぎると表面を傷める可能性があるため、軽く拭き取る程度にしましょう。
• 原稿台
  原稿台のガラス面は、複合機に付属している掃除用布で汚れを拭き取ります。掃除用布の収納場所や清掃方法はメーカー・機種によって異なるため、作業前に取扱説明書を確認しておくと安心です。

③ スリットガラスと白いガイドの清掃

スリットガラスや白いガイドが汚れていると、原稿送り装置を使ってコピーやスキャンをした際に、黒いスジや影が入る原因になります。原稿台で読み取る場合は問題がなくても、原稿送り装置を使ったときだけ線が出る場合は、この部分の汚れが原因になっている可能性があります。

• スリットガラスと白いガイド
  複合機に付属している掃除用布を取り出し、原稿押さえを上げて、スリットガラスと白いガイドをやさしく拭き取ります。強くこすらず、布を滑らせるように拭くのがポイントです。

スリットガラスの清掃方法は、弊社サポート記事（外部リンク）でも写真付きで詳しく解説しています。実際の清掃手順を確認したい場合は、あわせてご覧ください。

関連記事（外部サイト）：コピー/FAX/スキャンの際に紙に黒い線が入ってしまう時の対処法を解説

④ 給紙トレイの清掃

給紙トレイに紙粉やホコリが溜まると、紙詰まりや給紙エラーの原因になることがあります。用紙を正しく送るためにも、トレイ内の汚れは定期的に確認しておきましょう。

• 給紙トレイ
  給紙トレイをゆっくり引き出し、目に見える範囲のホコリや紙粉を取り除きます。乾いた柔らかい布で軽く拭き取り、用紙の破片や異物が残っていないかも確認しましょう。

特に手差しトレイは外気に触れやすく、ホコリが溜まりやすい部分です。頻繁に使用する場合は、通常の給紙トレイとあわせて定期的に清掃しておくと安心です。

⑤ 原稿送り装置内部の清掃

両面同時読み込み機能を使用している場合は、原稿送り装置の内部にも汚れが付着することがあります。ホコリや紙粉が溜まると、原稿の読み取り不良や紙詰まりの原因になることがあるため、定期的に確認しておきましょう。

清掃前には、必ず本体の電源を切り、しばらく時間を置いてから作業してください。原稿送り装置の内部は使用後に高温になっている場合があるため、使用直後の清掃は避け、15分以上冷ましてから行うと安心です。

• 原稿送り装置内部
  複合機に付属している掃除用布を取り出し、原稿送り装置カバーを開けて、内部の汚れをやさしく拭き取ります。ゴム製のローラーは傷が付きやすいため、強くこすらず、なでるように軽く拭くのがポイントです。

無理に奥まで手を入れたり、部品を外したりする作業は避けましょう。汚れが取れない場合や、清掃後も紙詰まり・読み取り不良が続く場合は、メーカーや保守業者へ相談してください。

⑥ 消耗品の補充や交換

複合機を安定して使い続けるには、消耗品の定期的な補充・交換が欠かせません。
主な消耗品は、用紙とトナーの2つです。

トナーがなくなったときやカセットの用紙がなくなったときは、基本的に本体の画面にメッセージが表示されます。示内容を確認し、案内に従って用紙の補充やトナーの交換を行いましょう。

1. 用紙の補充

用紙を補充する際は、使用している複合機に適したサイズ・種類の用紙を選びましょう。メーカーが推奨する用紙を使用することで、印刷品質を保ちやすくなり、紙詰まりなどのトラブル防止にもつながります。

給紙カセットに用紙を入れるときは、用紙の向きや上限枚数を確認してからセットしてください。用紙を入れすぎたり、サイズの異なる用紙を混ぜたりすると、給紙エラーや紙詰まりの原因になることがあります。

保管時の注意点

用紙は、湿気や直射日光を避けて保管しましょう。湿気を含んだ用紙は反りや波打ちが起こりやすく、搬送時の摩擦や重なりによって紙詰まりの原因になることがあります。

使用を避けたほうがよい用紙の例

• 変色・波打ち・角折れ・破れなどがある用紙
• 他のプリンターやコピー機でプリントした用紙
• ホチキス、クリップ、リボン、テープなどが付いた用紙
• 表面が加工された用紙（インクジェット専用紙、トレーシングペーパー、感熱紙など）
• 窓付き封筒や、台紙全体がラベルで覆われていない宛名シールなど、表面に凹凸や加工がある用紙

使用できる用紙はメーカーや機種によって異なります。特殊紙や封筒、ラベル紙を使う場合は、事前に取扱説明書で対応可否を確認しておくと安心です。

2. トナーの交換

トナーを交換する際は、使用している複合機に対応したトナーを用意し、本体画面の案内や取扱説明書に従って作業しましょう。機種によって交換手順が異なるため、自己判断で無理に差し込んだり、力を入れて取り外したりしないことが大切です。

新しいトナーは、装着前に軽く振って中身を均等にしてからセットします。メーカーや機種によっては、上下左右に5〜6回程度振るよう案内されている場合があります。強く振りすぎるとトナーが漏れるおそれがあるため、取扱説明書に記載された方法に従ってください。

また、トナーはメーカー純正品や指定品の使用が推奨されています。純正品以外のトナーを使用すると、印刷品質の低下や本体トラブルにつながる場合があります。

非純正トナーが原因で故障した場合、保証期間内であっても無償修理の対象外となる可能性があるため注意が必要です。コストだけで判断せず、印刷品質や保守対応への影響も含めて選ぶようにしましょう。

設置場所がトラブルの原因になることもある

複合機・コピー機は、設置場所によっても故障や不具合の起こりやすさが変わります。普段は問題なく使えているように見えても、設置環境によっては少しずつ機器に負荷がかかり、紙詰まりや印刷不良、動作不良につながることがあります。

設置場所を確認する際は、以下の点に注意しましょう。

• 直射日光が当たる場所や、高温多湿になりやすい場所は避ける
• 風通しのよい場所に設置し、内部に熱がこもらないようにする
• 振動の多い場所は、部品のズレや破損につながる可能性があるため避ける
• 壁や棚に近づけすぎず、排熱やメンテナンスに必要なスペースを確保する
• ホコリが溜まりやすい場所や、人の出入りが多くぶつかりやすい場所は避ける

特に、直射日光や湿気、ホコリ、熱こもりは、複合機に負荷をかける原因になります。設置後に移動するのが難しい場合もあるため、導入時やレイアウト変更時に、設置環境をあわせて確認しておくと安心です。

設置環境については、別記事でより詳しく解説しています。具体的な事例や避けるべき設置場所を知りたい方は、あわせてご覧ください。

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複合機・コピー機のメンテナンスの頻度とチェックポイント

複合機・コピー機のメンテナンス頻度は、使用環境や印刷枚数によって異なります。毎日大量に印刷するオフィスと、使用頻度が少ないオフィスでは、汚れや消耗品の減り方も変わるためです。

ただし、定期的に状態を確認しておくことで、紙詰まりや印刷汚れ、読み取り不良などのトラブルを防ぎやすくなります。小さな異変に早く気づければ、故障が大きくなる前に対応できる場合もあります。

ここでは、日常的に確認したい項目と、定期的に見直したい項目に分けて、チェックポイントを紹介します。

日常的に確認しておきたいポイント

日々の使用時には、以下の項目を確認しておきましょう。

• 異音・異臭の有無
  普段と違う音がする、焦げたような臭いがするなど、いつもと違う変化がないか確認します。
• 操作パネルの反応
  タッチパネルやボタンが正常に反応するか、画面表示にエラーや違和感がないかを確認します。
• 印刷品質の確認
  印刷物にかすれ、スジ、色ムラ、汚れが出ていないかを確認します。コピーやスキャン時に線が入る場合は、原稿台やスリットガラスの汚れが原因になっていることもあります。
• 紙詰まりや給紙エラーの有無
  用紙が正常に送られているか、紙詰まりや重送が起きていないかを確認します。
• 消耗品の残量確認
  用紙やトナーの残量を確認し、不足しそうな場合は早めに補充・交換の準備をしておきましょう。

定期的に実施するメンテナンス項目

複合機・コピー機は、日常的な確認に加えて、定期的な清掃や消耗品の確認も行うことが大切です。汚れや紙粉を放置すると、紙詰まりや印刷汚れ、読み取り不良などの原因になる場合があります。

メンテナンスの頻度は、使用環境や印刷枚数によって異なりますが、目安として以下の項目を確認しておきましょう。

メンテナンス項目	頻度の目安
本体外部と操作パネルの掃除	月1回程度
原稿押さえと原稿台の掃除	月1回程度
スリットガラスと白いガイドの掃除	原稿送り装置の使用時に黒いスジが写ったとき、またはメッセージが表示されたとき
給紙トレイの掃除	月1回程度
原稿送り装置内部の掃除	月1回程度
用紙の補充	メッセージが表示されたとき
トナーの交換	メッセージが表示されたとき

なお、上記はあくまで一般的な目安です。印刷枚数が多いオフィスや、ホコリが溜まりやすい場所に設置している場合は、通常よりもこまめな清掃が必要になることもあります。

また、清掃方法や交換手順はメーカー・機種によって異なります。実際に作業する際は、必ず取扱説明書や本体画面の案内に従ってください。

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複合機でよくあるトラブルの対処法

「印刷がかすれる」「紙詰まりの表示が出る」など、複合機でよくあるトラブルとその対処法をについては、弊社サポートの記事で詳しく解説しています。

修理を依頼する前に、自分で解決できるケースもあるので、まずは以下の対処法を参考にしてみてください。

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不具合が直らないときは、サポート窓口に相談

複合機・コピー機の不具合が、自社でできるメンテナンスを試しても改善しない場合は、無理に作業を続けず、メーカーや保守業者のサポート窓口へ相談しましょう。

複合機は精密機器のため、自己判断で分解や修理を行うと、感電やケガ、機器の故障につながるおそれがあります。また、作業内容によってはメーカー保証や保守契約の対象外になる可能性もあるため注意が必要です。

安全のためにも、不具合が続く場合は早めにサポート窓口へ相談することをおすすめします。

保守契約を結んでいる場合は、保守契約先に問い合わせる

まずは、自社で使用している複合機・コピー機が保守契約の対象になっているかを確認しましょう。保守契約を結んでいる場合は、販売店やメーカー、契約している保守業者のサポート窓口に連絡します。

サポート窓口の連絡先は、複合機本体に貼られたステッカーや、契約時の書類、社内の管理メモなどに記載されていることが一般的です。契約先に直接連絡することで、症状の確認や修理手配、訪問対応までスムーズに進めやすくなります。

問い合わせる際は、以下の情報を事前に確認しておきましょう。

• 複合機・コピー機のメーカー名と型番
• 発生している不具合の内容
• 表示されているエラーメッセージやエラーコード
• 不具合が発生した時期やタイミング
• 清掃やトナー交換など、すでに試した対応内容
• 業務への影響度や、急ぎで対応が必要かどうか

特にエラーコードが表示されている場合は、メモや写真で残しておくと説明しやすくなります。不具合の内容をできるだけ具体的に伝えることで、原因の切り分けや必要な部品の確認がしやすくなり、対応までの時間短縮につながります。

複合機・コピー機のメンテナンス費用はどのくらい？

複合機・コピー機のメンテナンス費用は、契約形態によって大きく変わります。保守契約の種類によって、毎月の費用が発生する場合もあれば、印刷枚数やトナー購入費、修理のたびに費用がかかる場合もあります。

代表的な保守契約は、主に以下の3つです。

• カウンター保守契約
• キットトナー保守契約（キット保守契約）
• スポット保守契約

ただし、これらの契約形態を自由に選べるとは限りません。新品か中古か、販売店の方針、メーカーや機種によって、選べる保守契約が限られる場合があります。

そのため、複合機を導入する際は、本体価格だけでなく、保守契約の内容やメンテナンス費用まで含めて確認することが大切です。月々の支払いだけで判断せず、トナー代、修理対応、部品交換、訪問費用などがどこまで含まれているかを事前に確認しておきましょう。

カウンター保守契約について

カウンター保守契約は、複合機・コピー機の保守契約の中でも最も一般的に利用されている契約形態です。毎月の印刷枚数に応じて「カウンター料金」を支払う仕組みで、印刷した枚数に応じて費用が変動します。

カウンター料金には、トナー代や定期メンテナンス費用、故障時の修理対応費用などが含まれているため、修理時に別途追加の費用はかかりません。

ただし、用紙代は含まれないことが多く、部品交換や特定の作業については契約内容によって扱いが異なる場合があります。契約前には、カウンター料金に何が含まれているのか、どの対応が別料金になるのかを確認しておきましょう。

カウンター料金の単価相場（目安）

モノクロ	1～3円/枚
2色カラー	5円～10円/枚
フルカラー	10～20円/枚

カウンター保守契約やカウンター料金の詳細については、こちらの記事を参考にしてみてください。

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キットトナー保守契約について

キットトナー保守契約は、保守サービスが付いた専用トナーを購入するタイプの保守契約です。トナーの購入と保守がセットになっており、購入したトナーを使い切るまで保守を受けられる仕組みです。

トナーがなくなった場合は、再度キットトナーを購入することで、保守契約を更新・延長できます。

キットトナーの相場（目安）

キットトナー

4万～7万円程度/本

スポット保守契約について

スポット保守契約は、トラブルや故障が発生したときに、その都度料金を支払って修理を依頼する保守形態です。月額の保守料金が発生しないため、一見するとコストを抑えやすい方法に見えるかもしれません。

ただし、修理のたびに技術料・部品代・出張費などを実費で負担する必要があります。実際の修理費用は、故障箇所や作業内容によって変わるため、依頼してみないと正確な金額が分かりにくい点に注意が必要です。

修理内容によっては数万円程度で済む場合もありますが、高額な部品交換が必要になると、部品代に技術料や出張費が加わり、費用が大きくなることもあります。特に、使用年数が長い複合機や中古機では、修理費用がかさむ可能性もあるため、導入前に想定しておきましょう。

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まとめ

複合機・コピー機を安定して使い続けるためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。紙詰まりや印刷のかすれ、スキャン時の線などは、日常的な清掃や消耗品の確認によって防ぎやすくなる場合があります。

本体外部や操作パネルの清掃、原稿台・スリットガラスの拭き取り、用紙やトナーの補充・交換など、自社で対応できるメンテナンス方法を把握しておくことが大切です。また、直射日光や湿気の多い場所を避けるなど、設置環境を整えておくこともトラブル防止につながります。

一方で、清掃や消耗品の交換を行っても不具合が改善しない場合は、無理に分解や修理をせず、メーカーや販売店、保守業者のサポート窓口へ相談しましょう。自己判断で作業を進めると、故障の悪化や保証対象外につながる可能性があります。

複合機・コピー機は、日々の業務を支える重要な機器です。定期的なメンテナンスと適切な設置環境を意識することで、トラブルを減らし、業務への影響を抑えやすくなります。

複合機の導入や入れ替え、保守内容の見直しでお悩みの場合は、ビズオールにご相談ください。お客様の利用環境や月間印刷枚数、ご予算に合わせて、機種選定から導入後のサポートまでご提案します。

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