複合機のリース期間は何年がいい？決め方と終了後の選択肢・注意点を解説

オフィスや店舗で使う複合機・コピー機は、購入するとまとまった費用がかかるため、初期費用を抑えられるリース契約で導入する企業が多くあります。

一方で、いざ契約を検討すると、「リース期間は何年にすべきか」「期間によって月額料金はどれくらい変わるのか」「契約満了後はどうすればよいのか」と迷う場面も出てきます。

リース期間は、毎月の支払い額だけでなく、入れ替えのタイミングや保守対応、将来的な機器の使い方にも関わる重要なポイントです。

この記事では、一般的な複合機・コピー機のリース期間、期間を決めるときの考え方や注意点、リース終了後の選択肢について解説します。自社に合った契約期間を検討する際の参考にしてください。

複合機リースについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

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一般的な複合機・コピー機のリース期間はどのくらい？

リース期間は一般的に「5年」

複合機・コピー機のリース期間は3〜7年程度で設定されることが多く、なかでも一般的なのは5年契約です。これは、複合機の法定耐用年数が5年とされていることや、機器の入れ替え時期の目安として5年前後が意識されやすいことが関係しています。

法定耐用年数とは、会社が保有する設備や機器を「何年にわたって使うものとして扱うか」を国が定めた年数のことです。会計上は、この年数をもとに減価償却の計算が行われます。

実際に、複合機は長く使い続けるほど、印刷品質の低下や動作の遅れ、部品の消耗などが起こりやすくなります。そのため、5年目はリース契約の満了とあわせて、入れ替えを検討しやすいタイミングといえるでしょう。

リース期間は自由に選べる？

複合機・コピー機のリース期間は、お客様の希望をもとに決められる場合があります。たとえば、「月額料金を抑えたいので長めにしたい」「早めに入れ替えたいので短めにしたい」といった希望を販売店に伝えることは可能です。

ただし、すべてのリース期間を自由に選べるわけではありません。リース会社の契約条件や審査、機種の価格、販売店の方針によって、選択できる期間が限られる場合があります。

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リース期間の決め方と注意点

複合機・コピー機のリース契約を結ぶ際は、リース期間を慎重に選ぶことが大切です。

リース期間が長すぎると、月額料金は抑えやすくなる一方で、最新機種への切り替えがしづらくなります。反対に、リース期間が短すぎると、入れ替えの自由度は高くなりますが、月々の支払い負担が大きくなりやすい点に注意が必要です。

そのため、リース期間は月額料金だけで判断せず、自社の月間印刷枚数、使用予定年数、将来的な増員や拠点変更の可能性まで踏まえて検討しましょう。コストと使いやすさのバランスを見ながら、自社に合った契約期間を選ぶことがポイントです。

ここでは、リース期間を決める際に確認しておきたいポイントと、契約前に注意したい点について解説します。

① 月額コストとのバランスを見る

複合機・コピー機のリース契約では、契約期間によってリース料率が変わります。リース料率とは、月額リース料金を計算する際に使われる料率で、実質的な利息のようなものです。

一般的には、リース期間が短いほど月額料金は高くなり、リース期間が長いほど月額料金は低くなります。ただし、長期契約にすると支払い期間が長くなるため、月額料金は下がっても、支払総額は高くなる場合があります。

一般的なリース料率の目安は、以下の通りです。

• 3年リース：3.1～3.2％
• 4年リース：2.5～2.6％
• 5年リース：1.9～2.0％
• 6年リース：1.6～1.7％
• 7年リース：1.3～1.4％

※リース料率は、リース会社・メーカー・契約条件によって異なります。

例えば、200万円の複合機・コピー機を導入する場合、3年リースと7年リースでは以下のような違いがあります。

3年リース（料率3.1％）の場合

本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×3.1%＝62,000円
支払い総額：62,000円×36ヶ月＝2,232,000円

3年リースの場合、月額リース料金は62,000円で、支払総額は2,232,000円です。

7年リース（料率1.4％）の場合

本体価格：2,000,000円
月額リース料金：2,000,000円×1.4%＝28,000円
支払い総額：28,000円×84ヶ月×7年＝2,352,000円

一方、7年リースの場合は月額28,000円まで下がりますが、支払総額は2,352,000円になります。

この例では、7年リースのほうが月額料金は34,000円安くなる一方で、支払総額は120,000円高くなります。月々の負担を抑えたい場合は長期リースが有利に見えますが、総額では短期リースのほうが安くなる場合もあります。

自社の予算、使用予定年数、入れ替えのタイミング、将来的な機器の見直しやすさまで含めて、無理のない契約期間を選びましょう。

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② 月の利用枚数を考慮する

リース期間を決める際は、月間の印刷枚数も確認しておきましょう。印刷枚数が多いほど複合機・コピー機への負荷は大きくなり、部品の摩耗や故障のリスクも高まりやすくなります。

複合機・コピー機の耐久性は機種によって異なりますが、業務用複合機では、総印刷枚数の目安として数十万枚から数百万枚規模を想定して設計されているものがあります。仮に耐用枚数を300万枚とし、5年間のリース期間で使い切ると想定すると、月間印刷枚数は約5万枚、1日20営業日で換算すると1日あたり約2,500枚になります。

実際には、ここまで大量に印刷する企業は限られます。ただし、月間印刷枚数が多い企業では、長期リースにすると契約期間中に機器の劣化が進み、修理や入れ替えの必要性が高まる可能性があります。そのため、印刷頻度が高い場合は、やや短めのリース期間を検討するのも一つの方法です。

反対に、印刷枚数が少ない企業であれば、5年〜7年程度の長期リースで月額料金を抑える選択肢もあります。

以下に、企業規模別の月間印刷枚数と印刷速度の目安をまとめました。

企業規模	月間印刷枚数(目安)	印刷速度(目安)
SOHO・個人事業主 (1～5名程度)	～3,000枚	～20枚/分
一般的な事務 (3～10名程度)	～6,000枚	～30枚/分
印刷量の多い業態 (20名以上)	6,000枚 以上	40枚/分 以上

③ 短期契約・長期契約のメリット・デメリットを比較する

リース期間を検討する際は、短期契約と長期契約の違いも確認しておきましょう。契約期間によって、月額料金だけでなく、機器の入れ替えやすさや故障リスクにも違いがあります。

リース期間	メリット	デメリット
短期契約 （3〜4年）	・新しい機種へ入れ替えやすい ・故障や経年劣化のリスクを抑えやすい	・月額リース料金が高くなりやすい
長期契約 （6〜7年）	・月額リース料金を抑えやすい ・同じ機器を長く使えるため入れ替えの手間が少ない ・高性能な機種も月額負担を抑えて導入しやすい	・契約期間中に機器の劣化や故障リスクが高まる ・途中で機種変更しにくい

短期契約は、最新機能を使いたい企業や、印刷枚数が多く機器の消耗が早い企業に向いています。一方、長期契約は、月額料金を抑えたい企業や、印刷頻度がそれほど高くない企業に向いています。

リース契約は原則として途中解約ができません。途中で複合機が不要になった場合でも、残りのリース料金の支払いが必要になることがあります。契約期間を決める際は、数年後の利用状況やオフィス環境の変化も見据えて検討しましょう。

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リース終了後の選択肢

複合機・コピー機のリース契約が終了したあとは、そのまま使い続けるのか、新しい機種へ入れ替えるのかを検討する必要があります。

主な選択肢は、以下の3つです。

• 新しい機種へ入れ替える
• 再リースを結んで継続利用する
• 機器を返却する

どの選択肢が適しているかは、現在の使い方や今後の業務環境、コスト面などをふまえて判断するのがよいでしょう。ここでは、それぞれの選択肢の特徴について詳しくご紹介します。

新しい機種に入れ替える

リース契約が満了したタイミングで、新しい複合機・コピー機へ入れ替える方法です。現在の機器を長く使っていて、動作の遅れや印刷品質の低下、修理・メンテナンスの頻度が気になっている場合は、入れ替えを検討しやすいタイミングといえます。

最新機種に切り替えることで、以下のような面で業務効率の改善が期待できます。

• 印刷速度
• スキャンの精度や処理速度
• クラウドサービスとの連携機能
• 起動時間や操作性
• 省エネ性能
• セキュリティ機能
  

長く使い続けた複合機は、部品の消耗や経年劣化によって、少しずつ使い勝手が悪くなることがあります。印刷待ちの時間が増えている、スキャンに時間がかかる、故障対応が増えているといった状況がある場合は、新しい機種へ入れ替えることで、日々の業務を進めやすくなるでしょう。

再リースを結んで継続利用する

現在使用している複合機・コピー機をそのまま使い続けたい場合は、リース会社と再リース契約を結ぶ方法があります。再リースとは、契約満了後に同じ機器を継続して利用するための契約です。

再リースの大きなメリットは、新しくリース契約を結び直すよりも費用を抑えやすい点です。一般的に、再リースではこれまでの年間リース料の10分の1程度の費用で、1年間継続利用できるケースがあります。

例えば、月額リース料金が15,000円だった場合、年間リース料は180,000円です。この10分の1にあたる18,000円程度で、1年間再リースできる場合があります。月額換算では1,500円程度となるため、コストを抑えて同じ機器を使い続けたい場合には検討しやすい方法です。

再リースの注意点

再リースは通常1年単位の契約となるため、長期利用を前提にした契約ではありません。また、長く使ってきた複合機は、部品の摩耗や経年劣化によって故障リスクが高まりやすくなります。印刷品質の低下や修理頻度の増加が気になる場合は、無理に使い続けず、新しい機種への入れ替えも検討しましょう。

再リースを選ぶ際は、料金の安さだけでなく、現在の機器の状態や今後の使用予定も含めて判断することが大切です。複合機の再リースについては、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。

複合機・コピー機の再リースとは？料金やメリット・デメリットを解説

複合機のリース契約の満了が近づき、「次はどうすればいいのか…」と悩んでいませんか...

機器を返却する

リース契約が満了し、複合機・コピー機を今後使用しない場合は、リース会社へ機器を返却します。

リース契約では、機器の所有権はリース会社にあります。そのため、契約が終了しても、自社で勝手に処分したり、廃棄したりすることはできません。契約満了後は、リース会社の案内に従って返却手続きを進めましょう。

また、返却時には輸送費や撤去費などが発生する場合があります。費用の目安は20,000〜30,000円程度とされることもありますが、リース会社や設置場所、階数、搬出経路、地域によって変わるため、契約前や満了前に、返却時の費用負担について確認しておくと安心です。

まとめ

今回は、複合機・コピー機のリース期間の目安や決め方、契約時の注意点、リース終了後の選択肢について解説しました。

複合機・コピー機のリース期間は、一般的に5年で契約されることが多いですが、3年・4年の短期契約や、6年・7年の長期契約を選べる場合もあります。ただし、希望する期間で必ず契約できるとは限らず、リース会社の条件や審査、機種、販売店の方針によって選択肢が変わる点には注意が必要です。

リース期間を決める際は、月額料金だけでなく、支払総額、月間印刷枚数、使用予定年数、将来的な入れ替えのしやすさまで含めて比較することが大切です。

今回の記事のポイントは、以下の通りです。

• リース期間は5年が一般的だが、3〜7年程度で設定されることが多い
• 長期契約は月額料金を抑えやすい一方、支払総額が高くなる場合がある
• 印刷枚数が多い場合は、機器の劣化を考慮して短めの契約も検討する
• リース契約は原則として途中解約ができないため、将来の利用予定も踏まえて決める
• リース終了後は、新機種への入れ替え、再リース、返却の3つから選ぶ

リース契約は数年単位で続くため、契約時の判断がその後のコストや使いやすさに大きく関わります。自社の印刷量や業務環境に合った期間を選ぶことで、無理のないコスト管理と安定した運用につなげやすくなります。

複合機・コピー機の導入や入れ替えはビズオールにご相談ください！

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複合機のリース期間や料金、カウンター料金、保守内容は、メーカーや機種、契約条件によって大きく変わります。ビズオールでは、豊富な知識と仕入れ力を活かし、お客様の利用環境や月間印刷枚数、ご予算に合わせて、無理のない導入プランをご提案します。

また、導入後も安心してご利用いただけるよう、メンテナンスやサポート体制を整えています。新規導入はもちろん、現在使用している複合機の入れ替えや、リース期間・保守内容の見直しについてもご相談いただけます。

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