複合機のコスト削減方法！すぐにできる対策や料金を見直すポイントを解説

複合機は導入して終わりではなく、毎月のカウンター料金や用紙代など、ランニングコストが継続的にかかります。「なんとなく高い気がするけど、どこから手をつければいいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、複合機のコストの内訳から、すぐに始められる複合機のコスト削減アイデア、契約を見直すポイントまで分かりやすく解説します。

複合機のコストとは？費用の内訳

複合機にかかる費用は、購入かリースの導入方法や保守契約の内容によって異なります。

主な費用は次の3つです。

• 本体代金（リース料金）
• 保守料金（カウンター料金）
• 用紙などの消耗品費

本体代金（リース料金）

本体代金は、複合機を購入するかリース契約で導入するかによって、支払い方法や総額が変わります。

リース契約とは、リース会社が複合機を購入し、利用する企業が毎月料金を支払いながら使う仕組みです。そのため、リース契約では毎月支払うリース料金が本体代金にあたります。

リースは初期費用を抑えやすいため、多くの企業で利用されています。毎月のリース料金は、本体価格や契約期間によって変わり、高性能な機種ほど料金も高くなる傾向があります。

コピー機・複合機の本体価格の目安

	本体価格の目安
新品	100万円～400万円程度 ※一般的なオフィスだと100万〜200万円
中古	5万円～30万円程度 ※売れ筋は15万～25万円

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保守料金（カウンター料金）

複合機は精密機器のため、本体代金とは別に保守料金がかかります。

一般的なのが「カウンター保守」と呼ばれる保守契約で、毎月の印刷枚数（カウンター数）に応じて費用がかかる従量課金制です。

カラー印刷の単価はモノクロ印刷の約10倍程度になるケースが多いため、カラー印刷の多い企業ほど月々のコストが高くなりやすいです。

カウンター料金の単価相場

	カウンター料金の価格の目安
モノクロ	1～3円/枚
2色カラー	5円～10円/枚
フルカラー	10～20円/枚

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用紙などの消耗品費

複合機で印刷すると、当然用紙代もかかってきます。印刷枚数が多い会社では、用紙代も無視できないコストになります。

トナー（インク）や、感光体などの部品も消耗品にあたりますが、一般的なカウンター保守であればカウンター料金に含まれていることがほとんどです。

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複合機のコスト削減！すぐに始められるアイデア5選

ここからは、すぐに取り組みやすい複合機のコスト削減方法を紹介します。

1｜カラー印刷を必要な場面だけに絞る

モノクロ印刷よりもカラー印刷のほうが1枚当たりの料金は高くなります。

たとえば25ページの資料を20部印刷する場合、カラー印刷で1枚10円なら5,000円かかるところ、モノクロ印刷で1枚1円なら500円で済みます（カウンター料金のみの計算）。

顧客や取引先への提出資料はカラー、社内の事務資料はモノクロといったように使い分けるだけで、月々の印刷コストを抑えやすくなります。

また、モノクロ印刷が中心の場合は、プリンタードライバーのデフォルト設定をモノクロに設定にしておくと、毎回設定し直す手間が省けておすすめです。

2｜両面印刷や集約印刷を利用する

用紙代を節約したい場合は、両面印刷や集約印刷の活用が効果的です。

両面印刷は1枚の用紙の裏表に印刷するため、用紙代を半分に抑えられます。ただし、カウンター料金は2枚分かかるため注意しましょう。

集約印刷は複数ページを1枚にまとめて印刷する機能です。2ページを1枚に・4ページを1枚にといった形で縮小印刷できます。こちらは紙代だけでなくカウンター料金も抑えられます。

また、免許証などのカードを両面コピーしたい際は、IDカードコピー機能を使うと、表裏を1枚の用紙に並べてコピーできます。こちらも紙代もカウンター料金も抑えられる便利な機能です。

3｜印刷ミスを減らすための運用ルールを作る

印刷ミスが多いと、用紙代やカウンター料金が無駄に発生します。たとえば、以下のようなルールを設けるとミスプリントを減らしやすくなります。

• 印刷前にプレビューを確認する
• 大量印刷の前に1部だけ試し刷りする

特に、両面印刷や集約印刷では表裏の向きや綴じ方向の設定ミスが起きやすいため、プレビューを確認するとうっかりミスを防げます。

また、複合機の調子が悪いと、印刷のかすれや不要な線が入ることがあります。大量印刷の前に試し刷りを行して確認しておくと安心です。

紙1枚や印刷1回あたりの費用は小さくても、社内全体で積み重なるとコスト削減につながります。

4｜ペーパーレス化で印刷回数を減らす

紙で保管している書類をスキャンして電子化することで、印刷やコピーの枚数を減らせます。

特に、社内共有用の資料は、紙で配布するよりもPDFで共有したほうが必要な人が必要なタイミングで確認でき、効率的です。ペーパーレス化は、用紙代の削減だけでなく、会議資料を印刷・準備する手間や、書類の保管スペースの削減にもつながります。

また、経営会議資料や社外秘の書類などを紙で配布すると、会議後の置き忘れや紛失によって情報漏えいにつながるリスクがあります。共有時にクラウドストレージを活用すれば、ファイルごとにアクセス権を設定できるため、閲覧できるユーザーを限定したり、編集を禁止して閲覧のみに制限したりと、セキュリティ面でも安心です。

5｜部署ごとの印刷枚数を把握する

複合機の印刷コストを削減したい場合は、現状の印刷枚数を「見える化」してみてもいいでしょう。

部門管理機能を使えば、部署ごと、部門ごとに印刷枚数を確認できます。印刷が多い部署を把握することで、ルールの見直しやペーパーレス化を進める優先順位が決めやすくなります。

複合機の契約内容の見直しでさらなるコスト削減を！

日々の運用改善と合わせて、契約内容の見直しも検討してみましょう。

複合機のリース契約では、導入時の販売店でそのままリースを組み続け、満了後も同じ販売店で更新し続けているケースがよく見られます。また、印刷量や業務内容が変わっているにもかかわらず、導入時の契約内容をそのまま使い続けているケースも少なくありません。

契約が古いままだとコスト削減に限界がある

もともと契約しているカウンター料金が高かったり、実際の利用状況に対して機種がオーバースペックだったりすると、運用改善だけではコスト削減に限界があります。契約内容や機種の選定を見直すことで、年間で数万円〜数十万円のコスト削減につながることも少なくありません。

契約見直しの際に確認したいポイント

• 現在のカウンター料金（モノクロ・カラーそれぞれの単価）
• リース契約の残期間・満了時期
• 実際の月間印刷枚数（毎月どれくらい使っているか）
• オプションにかかっている料金

特にリース契約の満了が近い時期は、機種の入替えや販売会社・契約内容の見直しを検討する絶好のタイミングです。複合機のコスト削減したいなら、一度他社と比較してみるのもおすすめです。

ビズオールでのコスト削減事例

以下はビズオールでのコスト削減事例の一部です。

業種（従業員数）	月額印刷枚数	カウンター料金	年間削減額
介護事業（20名）	モノクロ：8,000枚 カラー：3,000枚	モノクロ：0.8円→0.55円 円 カラー：8.0円→5.5円	–¥114,000/年
建設事業（15名）	モノクロ：5,000枚 カラー：3,000枚	モノクロ：1.2円→0.6円 カラー：12.0円→6.0円	–¥252,000/年
アミューズメント事業（100名）	モノクロ：15,000枚 カラー：12,000枚	モノクロ：1.0円→0.5円 カラー：10.0円→5.0円	–¥810,000/年

リース契約の満了前でも、複合機を入れ替えて契約を変更したほうが月々のコストが削減できるケースもありますので、お気軽にご相談ください。

まとめ｜複合機のコスト削減は運用改善と契約の見直しの両輪で！

複合機のコスト削減は、日々の運用改善と契約内容の見直しの両方に取り組むことが大切です。

できることから少しずつ取り組むだけでも、月額費用を下げられます。また、契約の見直しで年間数万円〜数十万円と大幅にコスト削減できた事例もあります。

現在の契約内容や印刷コストが気になる方は、ぜひ一度ビズオールにご相談ください。現状をヒアリングしたうえで、最適なプランを無料でご提案します。

複合機のコスト削減ならビズオールにお任せください！

複合機の導入・入替え・料金の見直しをご検討中の方は、ビズオールにお気軽にご相談ください。

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