【複合機・コピー機の見積もり方法】依頼前の準備と見積書の比較ポイント

• 複合機の見積もりは、どこに依頼すればいい？
• 見積書をもらったけれど、何を比較すればいいのかわからない

複合機・コピー機の見積もりを取る際は、事前に印刷枚数や必要な機能を整理しておくと、自社の使い方に合った提案を受けやすくなります。

また、見積書では月額リース料だけでなく、カウンター料金や保守内容、設置費用なども確認する必要があります。金額が安く見えても、契約条件によっては想定以上の費用がかかる場合があるためです。

この記事では、複合機の見積もりの依頼方法から、見積書のチェックポイント、導入までの流れを解説します。

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複合機・コピー機の見積もりはどこに依頼する？

複合機・コピー機の見積もりは、OA機器の販売店やメーカーの問い合わせ窓口、一括見積もりサイトなどから依頼できます。

依頼先によって、取り扱うメーカーや提案方法が異なるため、自社の検討状況に合わせて選びましょう。

販売店・メーカー窓口・一括見積もりの違い

主な依頼先には、次のような特徴があります。

• OA機器販売店・販売代理店：
  希望する機能や予算を伝え、条件に合う機種を提案してもらえます。複数メーカーを取り扱う販売店であれば、メーカーをまたいだ比較もできます。
• メーカー窓口：
  導入したいメーカーが決まっている場合に向いています。メーカーや地域によっては、取り扱い販売店を案内されることもあります。
• 一括見積もりサイト：
  一度の入力で複数の販売店に見積もりを依頼できるサービスです。ただし、提案される機種や保守条件が異なる場合があるため、金額だけでなく内容も確認しましょう。

すでに導入したいメーカーや機種が決まっている場合は、その機種を取り扱う販売店に直接問い合わせる方法もあります。

反対に、メーカーや機種が決まっていない場合は、複数メーカーを取り扱う販売店に相談すると、希望条件に合った提案を受けやすくなります。

また、相場がわからない場合は、2～3社程度から相見積もりを取るのも一つの方法です。依頼先を増やしすぎると比較や連絡の手間も増えるため、まずは候補を絞って検討するとよいでしょう。

複合機・コピー機の見積もり依頼に必要な情報

複合機の見積もりを頼む前に、社内で必要な情報を整理しておくと、やり取りがぐっとスムーズになります。

すべての条件を決めておく必要はありませんが、次の項目を確認しておくと、自社に合った見積もりを受け取りやすくなります。

利用状況と月間印刷枚数

まずは、複合機を導入する目的と、現在の利用状況を整理しましょう。

• リース契約の満了による入れ替え
• 新設法人での新規導入
• 事業拡大に伴う増設
• 現在の複合機の故障や老朽化による買い替え

月間印刷枚数も、機種選びやカウンター料金の見積もりに関わる情報です。現在使っている複合機がある場合は、本体のカウンター数や毎月の請求書から印刷枚数を確認できます。

その際は、モノクロとカラー、それぞれ月に何枚程度印刷するかを把握しておくと、毎月の費用をより具体的に見積もれます正確な枚数がわからない場合は、利用人数や印刷頻度からおおよその枚数を伝えるだけでも構いません。

月間印刷枚数がわからない方は、以下のリンクから月間印刷枚数の自動計算ツールもご活用ください。
＞＞自社の月間印刷枚数を調べる

必要な機能・設置条件・利用環境

複合機は、印刷速度や用紙サイズ、搭載する機能によって価格が異なります。見積もりを依頼する際は、次のような条件も整理しておきましょう。

• A3印刷やカラー印刷は必要か
• FAX・スキャン・両面印刷など、どの機能を使うか
• ホチキス留めなどのオプションが必要か
• 設置する場所と台数
• パソコンとの接続方法や社内ネットワークの利用状況

設置場所によっては、本体の大きさだけでなく、搬入経路や電源、配線などの確認が必要になることもあります。

また、スキャンデータをパソコンへ保存する場合や、複数人で印刷する場合は、現在の接続環境も伝えておくとよいでしょう。

希望する導入方法・予算・納期

複合機の主な導入方法には、リース・購入・レンタルがあります。長期間利用する予定なのか、一時的に使いたいのかによっても適した方法は異なります。

リースは、リース会社が購入した機器を契約期間中に使用し、毎月リース料を支払う仕組みです。一方、購入は本体を自社で所有する方法で、レンタルは利用期間に応じて機器を借りる方法です。

見積もりを依頼する際は、希望する導入方法に加えて、次の点を伝えておくとスムーズです。

• 月額または初期費用の予算
• 希望する契約期間
• いつまでに導入したいか
• 特定メーカー・機種の希望があるか

どの導入方法がよいか決まっていない場合は、利用期間や予算を伝えたうえで相談しても問題ありません。

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複合機・コピー機の見積書で必ず確認したい4つのポイント

複合機の見積書には多くの項目が並びますが、特に確認したいのは次の4つです。

1. 複合機の機種
2. 機種代金（リース料金とリース期間）
3. カウンター料金
4. 契約内容・オプション

この4つを確認しておくと、大きな失敗を防ぎやすくなります。

1｜複合機の機種・仕様・オプション

まず確認したいのは、どの機種が提案されているかです。

複合機は、印刷速度や対応用紙サイズ（A4・A3）、設置タイプ（床に置く自立型／机や台に置く卓上型）などによって価格が変わります。

「せっかくなら良いものを」と高性能すぎる機種を選ぶと、月々の支払いがムダに高くなってしまうかもしれません。反対に性能が低すぎると、印刷に時間がかかったり、必要な機能が足りなかったりして、業務効率が落ちてしまう可能性もあります。

見積書に書かれている機種が、自社の使い方に合っているかを確認しましょう。

2｜本体価格・月額リース料・リース期間

次に確認したいのが、機種代金です。

購入の場合は本体価格と初期費用、リースの場合は月額リース料と契約期間を確認します。

リース期間は5〜7年が一般的ですが、最長で7年まで設定できる場合があります。契約期間を長くすると毎月の支払額は抑えやすくなるため、月額料金を下げたい会社にとっては魅力的といえるでしょう。

ただし、リース期間が長くなるほど契約に縛られる期間も長くなります。また、月々の支払いは安く見えても、契約期間全体で見ると総支払額が高くなることがあります。「月額リース料 × 契約月数」で総額を確認しておきましょう。

リース料率の記載有無は見積書によって異なるため、わからない場合は販売店に確認してください。契約期間の違いについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

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3｜カウンター料金と最低料金

カウンター料金も、見積書で必ず確認したい項目です。

カウンター料金は、印刷した枚数に応じてかかる料金です。メーカーや販売店によって単価が異なるため、リース料金が安くても、カウンター料金が高いと毎月の支払いが想定より増える場合があります。

見積書を見るときは、リース料金だけでなく、カウンター料金の単価もあわせて確認しましょう。

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4｜保守内容・修理費・トナー代

複合機は、導入後もメンテナンスや修理が必要になります。そのため、見積もりでは保守契約の内容も確認しましょう。

たとえばカウンター保守の場合、故障時の対応や修理に必要な部品代、トナー代などがサポートに含まれていることが一般的です。

ただし、販売店によって保守サポートの内容は異なります。「トナー代は別料金」「特定の故障は追加料金」といった条件になっている場合もあるため、どこまで含まれるのかを確認し、別途費用が発生する条件も把握しておきましょう。

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複合機・コピー機の見積もりで押さえておくポイント

複合機の見積もりで失敗しないためには、ぱっと見の金額だけで決めないことが大切です。
同じような内容に見えても、契約期間中に支払う総額で数万円単位の差が出る場合があります。

その原因は、見積もりの金額そのものではなく、前提条件の違いにあります。

ここでは、見積もりを比較する前に押さえておきたい基本ポイントを解説します。

「安い見積もり＝得」とは限らない理由

まず押さえておきたいのが、「見積もりの安さ」と「実際のコストパフォーマンス」は必ずしも一致しないということです。

たとえば、毎月のリース料金は安く見えても、修理・点検などの保守費用が高かったり、受けられるサポートが少なかったりする場合があります。故障したときの修理費、部品代、出張費などが別でかかると、結果的に思っていたより高くなることもあります。

また、見積もりが安い理由として、単純に「性能が低い機種」を提案されている可能性もあります。自社の利用状況に合わない複合機を選ぶと、印刷速度や処理能力が足りず、かえって業務効率が下がるおそれがあります。

表面上の金額だけで判断すると、こうした隠れたコストに気づきにくくなってしまいます。

比較条件が揃っていないと判断は難しい

複数社から見積もりを取るときは、比較する条件をできるだけそろえることも大切です。

印刷枚数や機能、リース期間などがバラバラなまま見積もりを取ると、金額の差が「条件の違い」なのか「販売店の違い」なのかわからなくなります。
その状態で見積もりを並べても、どれが自社に合っているのか判断しにくくなります。

メーカーが違えば細かな仕様に差が出るのは仕方ありませんが、おおまかな性能や機能はある程度そろえておいたほうがよいでしょう。比べる基準がはっきりするため、自社に合う見積もりを選びやすくなります。

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複合機・コピー機の見積もりを安く抑えるコツ

複合機の見積もりを見て、「もう少し安くならないか」と感じることは自然なことです。

ただし、単純な値引き交渉だけでは限界があります。実務上は、条件の見直しや選び方を工夫したほうが、結果的に総額を抑えやすくなります。

必要な性能とオプションを見直す

複合機は、上位機種になるほど印刷速度が速くなり、使える機能も増えます。しかし、普段の業務で使わない機能まで入っていると、オーバースペックになりがちです。

自社の印刷枚数や使いたい機能をもとに、「本当に必要な性能かどうか」を基準にして機種を選ぶと、余計な費用を抑えやすくなります。

入れ替えの場合は、今まで使っていた複合機の機能や使い心地を見直してみるのもよいでしょう。「今のままで困っていない点」や「不便に感じている点」を洗い出しておくと、自社に合った機種を選びやすくなります。

見積内容を比較し、料金や契約条件を相談する

相見積もりを取ると、同じような機種でも、販売店によって価格や契約内容が異なることがあります。そのため、提示された金額が予算に合わない場合は、販売店へ相談してみましょう。

ただし、月額リース料の値下げだけを求めるのではなく、カウンター料金やオプション、保守内容なども含めて確認することをおすすめします。

また、予算に合わない場合は、別の機種や契約期間を提案してもらう方法もあります。無理に安くすることを優先せず、必要な性能やサポートを確保したうえで、費用を見直しましょう。

なかには、月額100円でも安くしようとするお客様もいますが、月額100円安くなったとしても年間1,200円、5年でも6,000円の差です。もちろん費用も大切ですが、複合機は5年、7年と長く使う機器です。価格だけでなく、担当者の説明がわかりやすいか、困ったときに相談しやすいか、導入後のサポート体制が整っているかなど、長く安心して付き合える販売店かどうかも確認しましょう。

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複合機・コピー機の見積もりから導入までの流れ

複合機の見積もりを依頼してから導入するまでの流れは、一般的に次の3段階です。

1｜見積もりを取得して販売店を選ぶ

まずは、販売店に見積もりを依頼しましょう。要望がある場合は、この段階で担当者にしっかり伝えておくことが大切です。

見積書がそろったら、金額だけでなく、保守内容や契約条件も含めて確認します。

不明点があれば、契約前に必ず確認しておきましょう。丁寧にわかりやすく説明してくれるかも、販売店を選ぶときの判断材料になります。

2｜契約手続きとリース審査を進める

販売店と導入する機種や条件が決まったら、契約内容を改めて確認して契約に向けた手続きを進めます。

リースで導入する場合は、リース会社による審査が必要です。

リース契約の場合は、リース会社による審査があります。審査にかかる日数はリース会社によって異なりますが、一般的には3日～1週間程度です。繁忙期や書類に不備がある場合は、さらに時間がかかることもあります。希望する時期に使い始められるよう、余裕を持ったスケジュールを組んでおくと安心です。

購入の場合はリース審査が不要ですが、支払条件や納品日、保守契約の内容は同様に確認しておきましょう。

3｜納品日を調整し、搬入・設置する

契約後は、複合機の納品日を調整し、搬入・設置を行います。

作業日には担当者の立ち会いが必要になるため、事前に日程を調整しておきましょう。パソコンからの印刷やスキャン、FAXなどを利用する場合は、接続設定も必要になります。

設置後は、複合機が問題なく動くかを確認します。動作に問題がなければ、設置完了です。すぐに使い始められるよう、基本的な操作方法や注意点も、その場で確認しておくと安心です。

まとめ

複合機・コピー機の見積もりを取る際は、事前に自社の利用状況や希望条件を整理しておくと、必要な機能や予算に合った提案を受けやすくなります。

また、見積書では月額リース料だけでなく、カウンター料金や保守内容、搬入・設置費用なども確認しましょう。

複数社から見積もりを取る場合は、機種の性能や契約期間、印刷枚数などの条件をできるだけそろえ、月額費用と契約期間中の支払総額を比較することがポイントです。

複合機のことならビズオールにお任せください

• 初めての導入で、何から決めればよいかわからない
• リース料金やカウンター料金をできるだけ抑えたい
• 見積書の内容が適正なのか判断できない
• 自社に合う機種や契約内容を相談したい

このようなお悩みがある場合は、現在のご状況をお気軽にご相談ください。

ビズオールでは、複合機・コピー機の導入や入れ替え、リース料金・カウンター料金の見直しまでご相談いただけます。お客様の利用状況や業務内容を確認したうえで、ご予算や使い方に合った複合機をご提案します。

弊社は2006年の創業以来、全国5万社以上のお客様とお取引を重ねてきました。メーカーと直接取引し、複合機を大量に仕入れているため、低価格でのご提案が可能です。

カウンター料金を抑えたプランのご提案や、導入後のメンテナンス・サポート体制も整えているため、初めて複合機を導入する企業にも、入れ替えを検討している企業にも安心してご相談いただけます。

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