複合機・コピー機の選び方！業務用・家庭用の違いや選ぶ基準を解説

コピー機・複合機を導入する際、「種類が多すぎて何を基準に選べばいいかわからない」と悩む方は少なくありません。

実際、「価格」だけで選んでしまうと、印刷速度や機能が業務に合わず、業務効率の低下につながったり、サポートが不十分で余計なコストがかさんだりするケースもあります。

この記事では、業務用と家庭用の違いや用途に合った機種を選ぶための基準をわかりやすく解説します。また、購入・リース・レンタルの違いや、業者選びのコツもあわせてご紹介しますので参考にしてみてください。

複合機・コピー機の業務用と家庭用の違いとは？

複合機やコピー機には、「業務用」と「家庭用」の2種類があります。

一見どちらでも良さそうに見えますが、使用頻度や目的によって向いているタイプが大きく異なります。

特に、オフィスでの利用を前提にしている場合、家庭用モデルを選んでしまうと 「印刷が遅くて業務に支障が出る」「すぐにインクが切れる」「メンテナンスの対応が不安」といった不満につながる場合もあります。

こちらの表では、業務用と家庭用のコピー機・複合機の特徴を比較してまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

	業務用複合機	家庭用コピー機
印刷方式	レーザー方式が主流	インクジェット方式が主流
得意な印刷	ビジネス書類・図面・ポスターの印刷 大量印刷	写真印刷
印刷スピード	比較的速い	業務用よりは遅い
色の定着性	定着性は高く、にじみにくい	水に弱くにじみやすい
用紙サイズ	A3や長尺も可能	A4まで
給紙枚数	500〜1,000枚	100枚程度
保守	保守契約あり	メーカー保証や家電量販店の保証
機能	プリント、コピー、スキャン、FAX、クラウド連携、ICカード管理、製本機能など多機能	プリント、スキャンがメイン

業務用複合機の多くは、トナーを使った「レーザー方式」を採用しています。印刷速度が速く、文字の再現性にも優れているため、ビジネス書類の大量印刷や連続使用に適しています。特に、月間1,000枚以上の印刷がある企業ではほぼ必須の選択肢になります。また、家庭用と比べて耐久性にも優れており、長時間・高頻度の使用にも耐える設計になっています。

一方、家庭用コピー機はインクを吹き付ける「インクジェット方式」が主流です。発色が鮮やかで、写真やイラストの印刷に向いています。家庭では印刷スピードよりも“キレイに印刷できること”を重視する傾向があるため、この方式が採用されています。

ただし、印刷スピードや耐久性、保守対応の点で、家庭用コピー機は業務利用には不安が残ります。実際に、家庭用モデルを業務利用して「すぐに印刷が追いつかなくなった」「インク代がかさみすぎて驚いた」という声も少なくありません。

そのため、業務での使用を前提とするなら、最初から業務用複合機・コピー機を選ぶのが安心です。

業務用と家庭用のコスト面の違い

家庭用複合機は手頃な価格で導入できることから、つい選びたくなる方も多いかもしれません。

しかし実際に業務で使いはじめてみると、「思ったよりコストがかかる…」と感じるケースも少なくありません。

初期費用の安さだけで判断してしまうと、印刷コストや耐久性の面で結果的に割高になってしまう可能性もあります。

ここでは、「本体価格」と「印刷コスト」それぞれの視点から、家庭用と業務用の違いを比較してみましょう。

	業務用複合機	家庭用コピー機
本体価格（新品）	数十万～数百万円 ※リースの場合、月額1万～2万円程度	1万～5万円程度
カラー印刷単価	約10～20円/枚 ※カウンター料金	約60～80円/枚
印刷コストの内訳	カウンター料金にトナー代・保守費が含まれる	インク代は都度購入・交換
長期利用時のコスパ	◎（ランニングコスト安）	△（インク代がかさむ）

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後悔しないために！複合機・コピー機を選ぶ際の3つのポイント

複合機選びで迷ったときに、最低限チェックしておきたいのは「印刷枚数と印刷速度」「必要な機能」「本体サイズ（設置スペース）」の3点です。この3つを押さえておけば、コストの無駄や使い勝手の不満を大きく減らせます。

導入後に後悔しないために、以下のポイントを確認しましょう。

① 月間印刷枚数と印刷速度を確認する

複合機の本体価格は、印刷速度（枚数/分）によって大きく変わります。例えば、同じメーカーでも25枚/分の機種と50枚/分の高速機種では、本体価格に50万円以上の差が出ることもあり、一般的に、印刷速度が速いほど価格も高くなる傾向があります。

そのため、月間印刷枚数を把握しておくことで、過剰なスペックによるコスト増を避けられ、適切な価格帯の機種を選びやすくなります。

月間印刷枚数の計算式

以下の計算式を使うことで、おおまかな月間印刷枚数を算出できます。

月間印刷枚数 ＝ 1人あたりの1日の印刷枚数 × 月の営業日数 × 従業員数

月間印刷枚数ごとの印刷速度の目安

月間印刷枚数	印刷速度
500～3,000枚	20～25枚/分
3,000～5,000枚	25～30枚/分
5,000～7,000枚	30～45枚/分
7,000～9,000枚	45～60枚/分
9,000～11,000枚	60～70枚/分
11,000枚～	70枚/分～

② 必要な機能を備えているかを確認する（A3対応・カラー/モノクロ・オプション）

使用目的に応じた機能を備えているかも重要なポイントです。以下の観点をもとに、自社に必要な機能を確認してみましょう。

最大用紙サイズ A4 or A3

複合機には、A4までの印刷に対応した機種と、A3や長尺印刷に対応した機種があります。

在宅ワークや小規模オフィスでは、コンパクトで扱いやすいA4対応機がよく選ばれます。一方、図面やカタログ、プレゼン資料などA3サイズの印刷が必要な業務には、A3対応の複合機があると便利です。

カラー複合機 or モノクロ複合機

複合機の中には、モノクロ印刷専用モデルもあります。

カラー印刷は写真プリントやプレゼン資料の作成に便利ですが、カラー複合機は本体価格もランニングコストもモノクロ複合機に比べて高くなります。そのため、モノクロ印刷しか使わない場合はモノクロ複合機を選ぶことでコストを抑えることができます。

その他のオプション機能

業務用の複合機には、「プリント」「コピー」「スキャン」「FAX」の基本機能に加えて、オプション機能もたくさんあります。

業務効率やセキュリティ、利便性に大きく関わるため、用途に合った機能が搭載されているかを事前に確認しておくことが大切です。

主なオプション機能

多くの企業が重視する複合機の機能とは？

では、他の多くの企業はどのような機能を重要視しているのでしょうか？

複合機の導入や管理に関わる企業担当者を対象に、BtoBマッチングメディア エミーオが実施した「複合機に求められる重要機能に関するアンケート調査」によると、業務効率化に寄与する機能として特に評価が高かったのは以下の機能でした。

参考：エミーオ「【2024年度版】企業が求める複合機の重要機能は？最新アンケート調査から分かった必須機能」

この結果から、多くの企業が「日々の業務をいかにスムーズに進めるか」を重視して複合機を選んでいることがわかります。特に、「高速印刷」と「自動両面印刷」は、大量の書類を処理するオフィスにおいて、時間短縮と作業効率に直結するため、導入時の重要な判断基準となっています。

また、近年ではテレワークやペーパーレス化が進んでいることから、「クラウド連携」機能を重視している企業も多いです。

③ 設置スペースの広さを考慮する

複合機・コピー機を選ぶ際には、オフィスの設置スペースに適したサイズかどうかも重要な判断ポイントです。
複合機には、大きく分けて「自立型」と「卓上型」があります。

自立型

業務用としてよく選ばれるのは、大型の自立型タイプです。印刷速度や耐久性、機能性に優れたハイスペックな機種も多く、本格的なビジネス利用に適しています。

ただし、本体サイズに加え、用紙トレイの引き出しや前面扉の開閉、メンテナンス作業を行うためのスペースも確保する必要があります。壁際にぴったりと設置すると、補充や点検がスムーズに行えない場合があるため、周囲のゆとりを考慮して設置場所を決めることが大切です。

卓上型

スモールオフィスや限られたスペースでの利用には、卓上型タイプの複合機がおすすめです。卓上型はその名の通りデスクや棚の上に設置できるタイプの複合機です。コンパクトながらも日常のプリント作業に必要な機能をしっかり備えた機種も多く、コストを抑えながら効率的に運用したい企業におすすめです。

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複合機・コピー機の導入方法と選び方のポイント

コピー機や複合機を導入は、主に「リース」「レンタル」「購入」の3つの方法があります。

それぞれ契約期間や初期費用、月額コスト、所有権の有無などに違いがあり、企業の予算や利用目的に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。
下の表に、各導入方法の主な違いとメリット・デメリットをまとめましたので、ぜひ比較の参考にしてください。

	リース	レンタル	購入
契約期間	通常3～7年	1日～3年未満	なし
初期費用	不要	必要	必要
月額費用	安い	高い	なし（ただし維持管理費が発生する場合あり）
所有権	リース会社	レンタル会社	購入者（自社）
中途解約	できない	できる	―
審査	あり	なし	なし
メリット	新品の最新機種を低コストで導入できる。	短期利用や試験的な導入に最適。	自己所有のため譲渡などが自由に行える。
デメリット	3年以上の長期契約。 原則、中途解約ができない。	レンタル会社の在庫から製品を選ばないといけない。月額費用は割高。	初期費用にまとまったお金が必要。 減価償却の手続きが必要※

リースについて

リースの最大のメリットは、新品の最新機種を初期費用を抑えて導入できる点です。月々の定額料金で導入できるため、資金負担を分散でき、安定したコスト管理が可能です。

さらに、常に最新モデルを導入できるため、新しい機能をいち早く業務に活用できるのもリースならではの利点です。
例えば、最近の複合機には、紙折れや付箋による画像欠損を自動検知してくれる「AIによる画像欠損検知」機能や、スキャン時にカードが斜めにずれてしまっていても傾きを自動補正してくれる「傾き補正」機能を備えたものなどがあります。

レンタルについて

レンタルは、数日から数週間単位で借りられるため、プロジェクトやイベントなど一時的なニーズに対応したい場合に便利です。

また、契約期間の縛りがないため、自由に解約でき、リース契約のような審査も不要です。管理コストもかからず、導入の手間も少ないため、気軽に導入できる方法といえるでしょう。

購入について

購入の場合は、支払いが完了すれば自社の所有物になります。そのため、売却や譲渡を自由に行える点がメリットです。

また、リースと比べてリース料率や手数料などがかからない分、長期的な視点で見れば総コストを抑えられます。

購入は、資金にある程度余裕がある企業におすすめの導入方法です。

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中古複合機と新品複合機はどちらがお得？

• 少しでもコストを抑えたいけど、中古って本当に大丈夫？
• 新品のほうが安心だけど、予算オーバーになるかも…

複合機を導入する際、多くの方が悩むのが「中古」と「新品」どちらを選ぶべきかという点です。後悔のない選択をするためには、それぞれのメリットとデメリットを正しく理解しておくことが大切です。

ここでは、中古複合機と新品複合機の特徴をわかりやすく解説します。

「中古複合機」のメリット・デメリット

○ 中古のメリット	× 中古のデメリット
本体価格が安い 機種によっては新品の半額程度で購入できることもある。	カウンター料金が割高 or 保守がない場合も 故障リスクが高いため、カウンター料金は新品と比べて2倍～4倍程度。なかには、カウンター保守に対応していない販売店もある。
短期間で導入できる 中古はリースではなく「購入」になるため、審査がなく、短期間で導入できる。	リース契約が利用できない リース契約は新品が対象となるため、中古機では契約できない。
自身（自社）の所有物になる 購入すればその時点で、自身（自社）の所有物となる。	年式が古く、部品供給に不安がある 型落ち製品のため、購入後数年で部品供給期間が切れてしまう可能性が高い。メーカーの部品供給は8～9年のため、部品がなくなると修理できなくなる。

中古複合機の最大の魅力は本体価格の安さです。

しかし、中古車と同じように「当たりハズレ」があり、見た目がきれいでも中の部品がすでに消耗していることがあります。そのため故障しやすく、保守料金が新品よりも高めになることが多いです。

カウンター料金が割高になる点や、部品供給の不安など、長期的なリスクも考慮する必要があります。

「新品複合機」のメリット・デメリット

○ 新品のメリット	× 新品のデメリット
最新機能・性能が使える 最新モデルなので、高い印刷品質や機能が期待できる。	本体価格が高額 中古に比べて本体価格が高い。
保守料金が安い 故障リスクが低いため、カウンター料金が割安で、ランニングコストが抑えられる。	リース契約は中途解約できない リース契約は、契約期間が3～7年ほどあるが、原則として中途解約はできない。
リース契約が利用できる リースにより初期費用を抑えることができる。

新品複合機は、最新の機能や安定稼働が期待できる点が大きな魅力です。

さらに、リース契約を利用できるため、初期費用を抑えて導入できます。ただし、リース契約は原則として中途解約ができないため、3〜7年ほど使い続ける前提で契約しなければなりません。

本体価格は中古より高いですが、故障が少なく保守料金も安めなので、長く使うほどトータルの費用はお得になる場合も多いです。

どちらを選ぶべきか迷ったときのポイント

迷ったときは、「毎月どれくらい印刷するか」と「何年使う予定か」の2つの基準で考えると整理しやすいです。利用ニーズや状況によっては当てはまらないこともありますが、まずは目安とすると判断しやすくなります。

• 毎月の印刷が1,500枚より少ない、または、使う期間が3年未満（短期）
  → 中古複合機の購入を検討するのもアリ！
  　（あまり使わない・短く使うなら、費用を抑えやすい）
• 毎月の印刷が1,500枚以上、または、3年以上使う予定（長期）
  → 新品リースがおすすめ！
  （たくさん使う・長く使うなら、安心して運用しやすい）

主要メーカーの特徴とニーズ別のおすすめ

複合機・コピー機はメーカーごとに得意分野や強みが異なります。

そこで、各メーカーの特徴をもとにニーズ別におすすめメーカーを以下にまとめました。さらに詳しく知りたい方は、関連記事もぜひ参考にしてみてください。

ニーズ	おすすめメーカー
本体価格・カウンター料金を抑えてコスト削減したい	京セラ
デザイン性の高い複合機がいい	コニカミノルタ
家電メーカーならではの高い耐久性を求めたい	シャープ
サポート体制の充実度を重視したい	リコー
使いやすくて高品質な複合機がいい	キヤノン
カラー印刷の画質（印刷品質）にこだわりたい	富士フイルム（ゼロックス）

複合機・コピー機の業者選びで確認すべき5つのチェック項目

複合機は一度導入すると、その後何年も付き合うことになる設備です。
だからこそ、価格だけでなく、サポートの質や信頼性まで含めて業者を選ぶことが大切です。

• 安かったけど、対応が雑だった…
• 故障時のサポートが遅い

そんな後悔をしないために、販売会社を選ぶ際にチェックすべき5つのポイントをご紹介します。

① 保守内容と料金を確認する

価格が極端に安い業者は、アフターサポートが不十分な可能性があります。価格だけでなく、サポート体制をしっかりと確認しましょう。アフターサポートのない会社に当たってしまうと「導入をしてからサポートがなく放置」ということになりかねません。

特に、複合機は精密機器のため、販売会社によるサポートに加えてメーカーメンテナンスを実施している業者を選ぶことが望ましいです。

② 消耗品費の扱いを確認する

複合機を導入する際は、保守契約の内容によって、トナー代などの「消耗品費」の扱いが変わります。

通常は「カウンター保守契約」という保守契約が多く、その場合、カウンター料金にトナー代や故障時の部品代などが含まれます。一方で、「キット保守」や「スポット保守」などの契約形態では、消耗品や修理費用が別途請求されるケースもあります。

また、業者によっては「カウンター料金なし」「カウンター料金無料」といった言葉で宣伝しておきながら、実際にはトナー代・メンテナンス費・修理費などが別料金だったり、「無料分」がリース料金に上乗せされていたりすることもあります。

導入後に想定外の費用が発生しないよう、消耗品費の扱いを含め、契約内容を必ず確認しておくことが大切です。

③ 契約期間と総額をしっかり確認する

リース期間の標準はコピー機・複合機の法定耐用年数である5年ですが、契約によってはこれを延長することも可能です。

一般的なローンと同じく、総支払額はリース期間が長ければ長いほど高くなるため、ご自身が意図した契約期間なのか、総支払額がいくらなのか確認するようにしましょう。

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④ 口コミや評価を参照する

実際のユーザーの声や評価を参考にすることで、業者の実力やサービスの質を知ることができます。
ただし、すべての口コミが正確であるとは限らないため、複数の情報源から情報を収集することをおすすめします。

⑤ コピー機をリースで導入する際には相見積もりをとる

リース契約を検討する際に、複数の業者から見積もりをとって比較検討すると、条件の妥当性を判断しやすくなります。

単に金額だけでなく、サービス内容や保守内容も合わせて総合的に比較しましょう。リース契約で損をしないためのポイントについては以下の記事をご覧ください。

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複合機選びはビズオールにご相談ください！

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