複合機の見積もり時の注意点！見積書のチェックポイントや安く抑えるコツを解説

• 見積書のどこを見れば損をしないのか分からない
• A社はリース料金が安いけれど、B社はカウンター料金が安い。どっちを選ぶべき？

オフィスに欠かせない複合機は、見積もりを取ってからが意外と迷いやすいものです。

とりあえず「一番安いもの」を選びたくなりますが、実はここに大きな落とし穴があります。

この記事では、複合機の見積もりを依頼するときに販売店へ伝えるべき情報や、契約後に後悔しないためのチェックポイント、導入までの流れを解説します。

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複合機の見積もりで失敗しないためのポイント

複合機の見積もりで失敗しないためには、ぱっと見の金額だけで決めないことが大切です。
同じような内容に見えても、契約期間中に支払う総額で数万円単位の差が出る場合があります。

その原因は、見積もりの金額そのものではなく、前提条件の違いにあります。

「安い見積もり＝得」とは限らない理由

まず押さえておきたいのが、「見積もりの安さ」と「実際のコストパフォーマンス」は必ずしも一致しないということです。

たとえば、毎月のリース料金は安く見えても、修理・点検などの保守費用が高かったり、受けられるサポートが少なかったりする場合があります。故障したときの修理費、部品代、出張費などが別でかかると、結果的に思っていたより高くなることもあります。

また、見積もりが安い理由として、単純に「性能が低い機種」を提案されている可能性もあります。自社の利用状況に合わない複合機を選ぶと、印刷速度や処理能力が足りず、かえって業務効率が下がるおそれがあります。

表面上の金額だけで判断すると、こうした隠れたコストに気づきにくくなってしまいます。

比較条件が揃っていないと判断は難しい

複数社から見積もりを取るときは、比較する条件をできるだけそろえることも大切です。

印刷枚数や機能、リース期間などがバラバラなまま見積もりを取ると、金額の差が「条件の違い」なのか「販売店の違い」なのかわからなくなります。
その状態で見積もりを並べても、どれが自社に合っているのか判断しにくくなります。

メーカーが違えば細かな仕様に差が出るのは仕方ありませんが、おおまかな性能や機能はある程度そろえておいたほうがよいでしょう。比べる基準がはっきりするため、自社に合う見積もりを選びやすくなります。

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複合機の見積もり依頼に必要な情報

複合機の見積もりを頼む前に、社内で必要な情報を整理しておくと、やり取りがぐっとスムーズになります。
よく確認されるポイントをまとめましたので、事前にチェックしておきましょう。

依頼の背景（なぜ必要なのか）

まずは、複合機が必要になった理由を整理しておきます。

• リース満了による入れ替え
• 新設法人での新規導入
• 新規事業にあわせて台数を増やしたい
• 現在の複合機が古くなり、使いにくくなっている など

月間印刷枚数

月にどのくらい印刷するかは、見積もりを出すうえで大切な情報です。

現在使っている複合機がある場合は、「カウンター数」や請求書を確認しておきましょう。
カウンター数は、印刷した枚数を確認できる数字です。

正確な枚数がわからない場合は、「何人で使うか」「どのくらいの頻度で使うか」でも目安になります。

設置場所や台数

複合機を置く場所と、必要な台数も確認しておきましょう。

十分なスペースがあるか、何台置く予定かを伝えられると、販売店も提案しやすくなります。

インターネット回線の有無

複合機をインターネットや社内の通信環境につなげる準備ができているかも確認しておきます。
印刷やスキャンの使い方によっては、接続環境の確認が必要になる場合があります。

契約方法

契約方法は、月々分割で支払う「リース」なのか、一括で支払う「購入」なのかを整理しておきましょう。
どちらにするか決まっていない場合は、そのまま販売店に相談しても問題ありません。

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予算

「月々これくらいに抑えたい」という目安があるかも確認しておきます。
予算を伝えておくと、希望に近い機種や契約内容を提案してもらいやすくなります。

その他にも、「色の鮮やかさにこだわりたい」といった要望や、いつまでに使い始めたいかという「納期」の希望があれば、あらかじめ洗い出しておくといいでしょう。

複合機の見積書で必ず確認したい4つのポイント

複合機の見積書には多くの項目が並びますが、特に確認したいのは次の4つです。

1. 複合機の機種
2. 機種代金（リース料金とリース期間）
3. カウンター料金
4. 契約内容・オプション

まずはこの4つを押さえておくと、大きな失敗を防ぎやすくなります。

1｜複合機の種類

まず確認したいのは、どの機種が提案されているかです。

複合機は、印刷速度や対応用紙サイズ（A4・A3）、設置タイプ（床に置く自立型／机や台に置く卓上型）などによって価格が変わります。

「せっかくなら良いものを」と高性能すぎる機種を選ぶと、月々の支払いがムダに高くなってしまうかもしれません。反対に性能が低すぎると、印刷に時間がかかったり、必要な機能が足りなかったりして、業務効率が落ちてしまう可能性もあります。

見積書に書かれている機種が、自社の使い方に合っているかを確認しましょう。

2｜機種代金（リース料金とリース期間）

次に確認したいのが、機種代金です。
複合機をリースで導入する場合は、見積書にリース料金、リース料率、リース期間が記載されます。

リース期間は5〜6年が一般的ですが、最長で7年まで設定できる場合があります。契約期間を長くすると毎月の支払額は抑えやすくなるため、月額料金を下げたい会社にとっては魅力的といえるでしょう。

ただし、リース期間が長くなるほど契約に縛られる期間も長くなります。また、月々の支払いは安く見えても、契約期間全体で見ると総支払額が高くなることがあります。

月額料金だけで判断せず、リース期間と総支払額のバランスを見ながら、無理なく続けられる契約かどうかを確認しましょう。

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3｜カウンター料金

カウンター料金も、見積書で必ず確認したい項目です。

カウンター料金は、印刷した枚数に応じてかかる料金です。メーカーや販売店によって単価が異なるため、リース料金が安くても、カウンター料金が高いと毎月の支払いが想定より増える場合があります。

見積書を見るときは、リース料金だけでなく、カウンター料金の単価もあわせて確認しましょう。
月々いくらかかるのか、契約期間全体ではどのくらいの費用になるのかを見て判断することが大切です。

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4｜契約内容やオプション内容

最後に、契約内容やオプションも確認しておきましょう。

たとえばカウンター保守の場合、故障時の対応や修理に必要な部品代、トナー代などがサポートに含まれていることが一般的です。

ただし、販売店によって保守サポートの内容は異なります。「トナー代は別料金」「特定の故障は追加料金」といった条件になっている場合もあるため、どこまでが料金に含まれているのかを確認しておくことが大切です。

また、販売店の担当者がよかれと思って、有料のオプション機能を追加している場合もあります。便利そうに見えても、自社ではあまり使わない機能かもしれません。

見積書に書かれている契約内容やオプションが、自社にとって本当に必要なものかどうか確認しておきましょう。

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複合機の見積もりを安く抑えるコツ

複合機の見積もりを見て、「もう少し安くならないか」と感じることは自然なことです。

ただし、単純な値引き交渉だけでは限界があります。実務上は、条件の見直しや選び方を工夫したほうが、結果的に総額を抑えやすくなります。

自社の使い方を整理する

複合機は、上位機種になるほど印刷速度が速くなり、使える機能も増えます。

しかし、普段の業務で使わない機能まで入っていると、オーバースペックになりがちです。

自社の印刷枚数や使いたい機能をもとに、「本当に必要な性能かどうか」を基準にして機種を選ぶと、余計な費用を抑えやすくなります。

入れ替えの場合は、今まで使っていた複合機の機能や使い心地を見直してみるのもよいでしょう。

「今のままで困っていない点」や「不便に感じている点」を洗い出しておくと、自社に合った機種を選びやすくなります。

2～3社に相見積もりを取る

金額感がわからない場合は、2～3社に見積もりを依頼してみましょう。

複数社から見積もりを取って料金と内容を比べると、自社に合う条件を選びやすくなります。

ただし、4社、5社と依頼先を増やしすぎると、やり取りが増えて、かえって迷いやすくなります。数を増やすことよりも、重視する項目を絞ることを優先したほうが、結果的に判断しやすくなります。

「一括見積もりサイト」は便利だけど、注意点も！

複合機の見積もりを取るときに、手軽に複数社へ依頼できる「一括見積もりサイト」を使う方もいるでしょう。一度入力するだけで複数社から見積もりを受け取れるため、手間を減らせるのは大きなメリットです。

ただし、一括見積もりで届いた金額が、必ずしも最安・最適とは限りません。業務用の複合機は、会社ごとの使い方に合わせて、機能や契約内容を調整する部分が多いからです。

たとえば、現在使っている機種名や簡単な要望だけで見積もりを依頼すると、販売店側は足りない情報を想像しながら見積もりを作ることになります。
「この規模ならこのくらいがよさそう」「多くの会社が使っている機能だから入れておこう」と判断されることもあるでしょう。

しかし実際には、会社ごとに複合機の使い方は違います。多くの会社が使っている便利な機能でも、自社で使わなければ余計な費用になってしまいます。

そのため、電話や訪問で使い方を丁寧に確認してもらったほうが、結果的に安く済むこともあります。

また、複合機は5年、7年と長く使い続ける機器です。導入時にしっかり話を聞いてくれる会社かどうかは、導入後に相談しやすいかどうかにもつながります。

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複合機の見積もりから導入までの流れ

ここでは、複合機の見積取得から導入までの一連の流れを説明します。

契約や設置までの流れを事前に把握しておくと、必要な準備を進めやすくなります。

1｜見積もりを取得して販売店を選ぶ

まずは、販売店に見積もりを依頼しましょう。要望がある場合は、この段階で担当者にしっかり伝えておくことが大切です。

見積書がそろったら、金額だけでなく、保守内容や契約条件も含めて確認します。

不明点があれば、契約前に必ず確認しておきましょう。質問への返信が早いか、わかりやすく説明してくれるかも、販売店を選ぶときの判断材料になります。

2｜契約手続きとリース審査を進める

販売店が決まったら、契約手続きを進めます。

契約前に、契約方法、設置日程、保守・メンテナンスの内容を改めて確認しておきましょう。

リース契約の場合は、リース会社による審査があります。審査にかかる日数はリース会社によって異なりますが、一般的には3日～1週間程度です。繁忙期や書類に不備がある場合は、さらに時間がかかることもあります。希望する時期に使い始められるよう、余裕を持ったスケジュールを組んでおくと安心です。

3｜納品日を調整し、搬入・設置する

契約後は、複合機の納品日を調整し、搬入・設置を行います。

作業日には立ち会いが必要になるため、事前に日程を調整しておきましょう。

当日は、複合機の設置作業のほか、社内の通信環境の設定や、パソコンとの接続などが行われます。

設置後は、複合機が問題なく動くかを確認します。動作に問題がなければ、設置完了です。すぐに使い始められるよう、基本的な操作方法や注意点も、その場で確認しておくと安心です。

まとめ

複合機の見積もりは、価格だけを見て判断すると、導入後の使い方と合わず、思ったより費用がかかることがあります。

大切なのは、「自社がどう使うか」を正確に伝えたうえで、内容をきちんと確認しながら提案してくれる販売店を選ぶことです。

最後に、今回のポイントをまとめます。

• リース料金とカウンター料金をあわせた総額で考える
• 自社に必要な機能が備わっているか確認する
• 保守の範囲や、使い始めてからかかる費用も確認する
• わからないことはそのままにせず、納得できるまで質問する

複合機は一度導入すると、5～7年と長く使い続ける機器です。
だからこそ、見積書の数字だけでなく、「この会社なら安心して任せられる」と思えるかどうかも大切にしましょう。

複合機のことならビズオールにお任せください

• 初めての導入で、何から決めればよいかわからない
• リース料金やカウンター料金をできるだけ抑えたい
• 見積書の内容が適正なのか判断できない
• 自社に合う機種や契約内容を相談したい

このようなお悩みがある場合は、現在のご状況をお気軽にご相談ください。

ビズオールでは、複合機・コピー機の導入や入れ替え、リース料金・カウンター料金の見直しまでご相談いただけます。お客様の利用状況や業務内容を確認したうえで、ご予算や使い方に合った複合機をご提案します。

弊社は2006年の創業以来、全国5万社以上のお客様とお取引を重ねてきました。メーカーと直接取引し、複合機を大量に仕入れているため、低価格でのご提案が可能です。

カウンター料金を抑えたプランのご提案や、導入後のメンテナンス・サポート体制も整えているため、初めて複合機を導入する企業にも、入れ替えを検討している企業にも安心してご相談いただけます。

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