複合機のランニングコストを比較！内訳と導入方法別の総額目安

見積書にリース料と保守料金が別々に書かれていて、「結局、毎月いくら払うことになるのか」「リース・購入・中古・レンタルのどれが安いのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。複合機の導入や入れ替えを検討していると、多くの方がここで手が止まります。

複合機のランニングコストは「本体費用」「保守料金」「消耗品費」「電気代」の4つで構成され、本体価格100万円前後のカラー複合機を5年リースで導入し、月2,000〜3,000枚程度を印刷する場合で、月2.5万〜3万円程度が目安です。ただし、導入方法を比較するときは、月額だけでなく、印刷枚数や使用年数を踏まえた数年間の総額で見ることが重要です。

複合機のランニングコストとは？内訳は大きく4つ

ランニングコストとは、複合機を導入したあとに継続して発生する費用のことです。本体の代金だけで導入を決めると、実際の支払額とのずれが大きくなります。内訳は次の4つに整理できます。

費用	内容	支払先	相場の目安
本体費用	リース料・分割払い・購入費	リース会社または販売店	月1万〜2万円が中心（5年リースの場合）
保守料金	カウンター料金・最低基本料金	販売店またはメーカー	モノクロ0.8〜3円／カラー8〜20円（1枚あたり）
消耗品費	トナー・用紙	販売店・文具店など	用紙1枚0.5〜1円（トナーは保守料金に含まれる場合が多い）
電気代	稼働時・待機時の電力	電力会社	月300円前後

1｜本体費用（リース料・分割払い・購入費）

本体をどう調達するかで、支払いの形が変わります。

リースなら毎月のリース料、分割購入なら毎月の返済額、一括購入なら導入時の初期費用として一度に支払います。

一括購入の場合、月々の支払いに本体費用は現れません。そのため月額だけで比べると購入が最も安く見えますが、総額で比べるときは初期費用を利用月数で割って加える必要があります。

リース料は「リース料率」で決まります。リース料率とは、本体価格に対する毎月の支払額の割合のことです。5年契約であれば2％前後が目安で、本体価格100万円の機種なら月2万円程度になります。契約期間を長くすると料率は下がって月額は安くなりますが、総額はやや増え、支払いが続く期間が長くなります。

2｜保守料金（カウンター料金）

複合機の保守は、印刷1枚ごとに料金を支払う「カウンター料金」が主流です。モノクロとカラーで単価が分かれており、その月に印刷した枚数（両面印刷は2枚と数えるのが一般的で、A3や長尺紙を2枚分と数える契約もあります）に単価を掛けた金額を支払います。契約内容に応じて、修理・部品交換・トナー供給などのサービスを受けられます。

印刷枚数に応じた従量の料金のため、毎月の金額は一定ではありません。多くの契約には最低基本料金（ミニマムチャージ）が設定されており、印刷枚数が少なかった月でもこの金額は発生します。

販売店からトナーを購入すると、その代金に保守が付帯する「キット保守」を用意している販売店もあります。見積書では、カウンター単価・最低基本料金・保守の方式がどこに書かれているかを確認してください。

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3｜消耗品費（トナー・用紙）

カウンター保守を結んでいる場合、トナー代は保守料金に含まれるのが一般的です。保守を付けない場合は、純正トナーを1本1万〜数万円程度で都度購入することになります。

用紙代は、どの契約でも自社負担です。A4のコピー用紙で1枚あたり0.5〜1円程度が目安になり、月2,500枚なら1,250〜2,500円程度です。ステープル針等の消耗品も自社負担になります。

4｜電気代

複合機は家庭用プリンターより消費電力が大きい機器ですが、金額としては大きくありません。省エネ性能を示すTEC値（1週間の標準的な使い方で消費する電力量）で比較すると、一般的なオフィス向け機種で月300円前後、年間3,000〜4,000円程度です。

ランニングコスト全体に占める割合は小さく、機種選びの主な比較軸にはなりません。

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複合機のランニングコストの相場【費目別の目安】

費目ごとの金額の目安を整理します。機種のクラスや契約内容によって幅はありますが、見積書の金額が相場から外れていないかを確かめる基準になります。

リース料金の相場：月額1万〜2万円程度が中心（5年契約の場合）

印刷速度が上がるほど本体価格も上がるため、リース料も高くなります。

月間印刷枚数の目安	印刷速度の目安	5年リースの月額目安
〜3,000枚	〜25枚／分	6,000〜10,000円
3,000〜5,000枚	30〜40枚／分	10,000〜15,000円
5,000〜8,000枚	40〜50枚／分	15,000〜20,000円
8,000〜15,000枚	50枚／分以上	20,000〜30,000円

契約期間を6年、7年と延ばせば月額は下がります。ただし総額はやや増え、途中解約できない期間も長くなります。

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カウンター料金の相場：モノクロ1〜3円／カラー10〜20円＋基本料金

新品と中古では、単価の水準が違います。

項目	新品の目安	中古の目安
モノクロ1枚あたり	1〜3円	2〜4円
カラー1枚あたり	10〜20円	18〜25円
最低基本料金	月2,000円〜	月2,000〜4,000円

カラーの単価はモノクロの5〜10倍程度です。月2,500枚のうち500枚をカラーで印刷すると、モノクロ1円・カラー10円の場合、すべてモノクロで印刷したときよりカウンター料金は4,500円ほど増えます。保守料金は枚数だけでなく、カラーの比率によって大きく変わります。

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トナー・用紙・電気代の目安

保守を付けずに使う場合の消耗品費と、どの契約でも発生する費用の目安です。

費用	目安	備考
純正トナー	1本1万〜数万円	カウンター保守なら保守料金に含まれるのが一般的
コピー用紙（A4）	1枚0.5〜1円	どの契約でも自社負担
電気代	月300円前後	年間3,000〜4,000円程度

1ヶ月あたりのランニングコストの計算式と計算例

毎月の金額は、次の式で概算できます。

月額のランニングコスト＝本体費用（リース料など）＋（モノクロ枚数×単価）＋（カラー枚数×単価）＋用紙代＋電気代

月間モノクロ2,000枚・カラー500枚を印刷する企業が、本体価格100万円クラスの新品を5年リースで導入した場合で計算します。前掲の枚数別の目安より上のクラスですが、カラー印刷が多く、画質や印刷速度を重視して上位機種を選んだ場合を想定しています。

費目	計算	月額
リース料	100万円×リース料率2％	20,000円
カウンター料金（モノクロ）	2,000枚×0.8円	1,600円
カウンター料金（カラー）	500枚×8円	4,000円
用紙代	2,500枚×0.7円	1,750円
電気代	月300円前後	300円
合計		27,650円

【導入方法別】複合機のランニングコストを比較

導入方法は「新品リース」「新品購入」「中古購入（保守あり）」「中古購入（保守なし）」「レンタル」の5つに整理できます。まず全体像を確認してください。

	新品リース	新品購入	中古購入 （保守あり）	中古購入 （保守なし）	レンタル
初期費用	0円	100万〜200万円	5万〜30万円	5万〜30万円	0円
月々の支払い	リース料＋カウンター料金	カウンター料金	カウンター料金	トナー代（実費）	レンタル料＋カウンター料金
保守	同時に契約するのが主流	別途契約	契約する	なし	含むのが主流
所有権	リース会社	自社	自社	自社	レンタル会社
向いている企業	初期費用を抑えて長く使いたい	資金に余裕があり長く使う	費用を抑えつつ保守も確保したい	印刷枚数が少ない／予備機がある	数ヶ月〜1年程度の短期利用

新品リース：初期費用0円で導入でき、保守契約とセットが主流

最も一般的な導入方法です。

初期費用がかからず、リース会社に毎月リース料を支払いながら最新機種を使えます。保守契約もあわせて結ぶのが主流で、問い合わせ窓口を販売店にまとめられます。ただし、リース料は毎月同額でも、カウンター料金は印刷枚数に応じて変わります。

また、多くのリース契約では、機器に動産総合保険がついています。火災・落雷・水濡れ・盗難や、誤って倒した場合の破損といった偶発的な事故の損害が補償され、購入した場合は自社で保険を手配する必要がありますが、リースではその手間がかかりません（地震や故障・劣化による損害は対象外です）。

デメリットは2つあります。リース料率の分だけ総額が購入より高くなることと、原則として途中解約ができないことです。解約する場合は、残りの期間のリース料を一括で支払うことになります。

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新品購入：初期費用は高いが、月々の支払いは最も少ない

本体を一括で購入する方法です。初期費用は100万〜200万円程度かかりますが、以降の支払いはカウンター料金と用紙代・電気代だけになります。長く使うほど総額では有利になります。

一方で、資金繰りへの影響に加えて、固定資産税の申告や減価償却の処理といった事務負担が発生します。複合機の法定耐用年数は5年です。

中古購入：本体は5万〜30万円と安いが、カウンター単価は高め

中古複合機であれば、本体価格を新品の数分の1に抑えられます。5万〜30万円程度が中心の価格帯です。

ただし、カウンター単価は新品より高めに設定されるのが一般的で、モノクロ2〜4円、カラー18〜25円が目安になります。印刷枚数が多いほどこの差が積み上がるため、本体価格の安さだけで判断すると総額で逆転する場合があります。

保守を付けない選択もできます。この場合はトナー代と修理費が全額自己負担になり、修理は1回あたり5万〜8万円程度が目安です。修理を引き受ける先が見つからない場合は、急遽機器の入れ替えが必要になります。

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レンタル：短期利用なら有利、長期では割高

レンタルは、レンタル会社が所有する機器を月額で借りる方法です。中古機が中心で、月8,000〜15,000円程度が目安になります。初期費用がかからず契約期間の縛りも緩いため、数ヶ月から1年程度の短期利用や、繁忙期の増設に向いています。

一方で、長く使うほど割高です。5年間のレンタル料の総額は、同等の中古機の本体価格を大きく上回ります。

5年間の総額シミュレーション（月間2,500枚の場合）

同じ条件で5つの方法を並べてみます。

前提条件

• 利用期間：5年間（60ヶ月）
• 月間印刷枚数：2,500枚（モノクロ2,000枚・カラー500枚）
• 本体価格：新品 100万円・中古 20万円
• カウンター単価
  新品：モノクロ0.8円・カラー8円
  中古：モノクロ3円・カラー20円
• 紙代・電気代：月2,000円（前述の計算例の2,050円を丸めた金額）
• リース料率：2％
• レンタル料：月13,000円（カウンター料金は中古と同じ）
• 中古購入（保守なし）のトナー代：月10,000円

新品と中古は同等クラスの機種として比較し、中古機は途中で入れ替えず5年間使用するものとします。

※実際の料金は機種や契約内容によって異なるため、あくまで比較のための試算です。

導入方法	初期費用	月々の支払い目安	5年間の総額目安
新品リース	0円	約27,600円	約166万円
新品購入	約100万円	約7,600円	約146万円
レンタル	0円	約31,000円	約186万円
中古購入（保守あり）	約20万円	約18,000円	約128万円
中古購入（保守なし）	約20万円	約12,000円	約92万円＋修理費

中古は総額を抑えやすいが、保守条件も要確認！

今回の試算では、中古購入の総額が最も低い結果となりました。

ただし、中古購入（保守なし）の総額には修理費が含まれていません。故障した場合は修理費をその都度負担する必要があり、保守ありとの差は小さくなります。また、修理先がすぐに見つからない場合は、復旧までコピーやFAXを使えない可能性もあります。

保守ありの場合は、契約内容に応じて修理やトナー供給が含まれます。

印刷枚数が増えると新品が有利になる場合もある

今回の試算条件では、中古購入のほうが総額を抑えられますが、印刷枚数が増えると順位は入れ替わります。

月間印刷枚数が約3,200枚を超えると、新品購入のほうが総額を抑えやすくなります。

リースの場合はリース料率の分だけ総額が増え、中古購入（保守あり）と並ぶのは月4,000枚前後です。また、新品リースは最新機種を導入しやすく、動産総合保険が付保されるメリットもあります。

複合機のランニングコストを比較するときの5つの注意点

複数社から見積もりを取っても、書き方が揃っていなければ比較になりません。条件を揃えて比べるための確認点を5つ挙げます。

1｜月額ではなく「契約期間の総額」で比較する

リース料が安く見えても、契約期間が7年であれば5年契約より2年長く支払いが続きます。比較の単位を契約期間の総額に揃えることが出発点になります。

2｜カウンター料金に何が含まれるかを確認する

同じ単価でも、含まれる範囲が違えば実際の支払いは変わります。確認したいのは次の5点です。

• トナー代が含まれるか
• 出張費と技術料が含まれるか
• 部品代が含まれるか
• 最低基本料金（ミニマムチャージ）はいくらか
• 最低契約枚数の設定があるか

「カウンター料金無料」と書かれている場合は、本体価格やトナー代に保守の分が上乗せされていることがあります。無料の範囲がどこまでかを確認してください。

3｜印刷枚数に合った機種クラスかを確認する

印刷速度が速い上位機種ほど本体価格が上がり、リース料も高くなります。

月1,000枚しか印刷しない企業が50枚／分の機種を導入すると、使わない性能に月1万円以上を払い続けることになります。前掲の枚数別の目安表と、直近3ヶ月の印刷枚数を照らし合わせてください。

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4｜中古は「保守料金の単価差」を含めて比較する

本体価格の安さだけで中古を選ぶと、カウンター単価の差によって総額が逆転する場合があります。中古を検討するときは、本体価格とカウンター単価をセットで確認してください。

保守なしを選ぶ場合は、修理費も見込んで比べてください。

5｜契約期間・解約条件・満了後の扱いを確認する

契約が終わるときの費用も比較の対象です。

リースは原則として途中解約ができず、満了後に使い続ける場合は再リース料（年間リース料の10分の1程度が目安）がかかります。レンタルには最低利用期間が設定されていることがあります。購入の場合は、保証期間が終わったあとの修理費をどう見込むかが論点になります。

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自社に合う導入方法の選び方【印刷枚数×利用期間で判断】

月間の印刷枚数と、使う期間の2つが決まれば、候補は絞れます。

月間印刷枚数	1年未満	2～3年	5年以上
〜1,000枚	レンタル	中古購入（保守あり）	中古購入（保守あり）／新品購入／新品リース
1,000〜3,000枚	レンタル	中古購入（保守あり）	中古購入（保守あり）／新品購入／新品リース
3,000枚〜	レンタル	中古購入（保守あり）／新品購入／新品リース	新品リース／新品購入

印刷枚数が少ない・利用期間が短い場合はレンタルや中古購入

月数百枚から1,000枚程度で、利用が1年未満、または拠点の一時的な利用であればレンタルが向いています。同じ枚数でも数年使う見込みであれば、中古購入（保守あり）のほうが総額を抑えられます。

ただし整備済みの中古機は3〜5年程度での入れ替えが目安のため、5年以上使うなら新品も候補に入れ、中古を選ぶ場合は保守期間と部品の手配期限も確認してください。

印刷枚数が多い・長く使う場合は新品リースまたは新品購入

月3,000枚以上をコンスタントに印刷し、5年以上使う見込みであれば、カウンター単価の低い新品が総額で有利になりやすくなります。資金に余裕があれば購入、初期費用を抑えたいならリース、という分け方になります。

月3,000枚の区切りは目安です。前章の試算では、新品購入と中古購入（保守あり）の5年総額が並ぶのは月3,200枚前後、新品リースでは月4,000枚前後でした。月3,000枚以上の企業は、カラーの比率や見積もりの単価によって有利な方法が変わるため、新品と中古の両方で総額を出して比べてください。

なお、リースは原則途中解約できないため、2〜3年で入れ替える予定があれば選べるリース期間も確認してください。

迷ったら、複数の導入方法で見積もりを取る

自社の枚数が読めない、機種のクラスが判断できないという場合は、直近の実績を伝えて複数の導入方法で見積もりを出してもらうのが確実です。その際は「保守料金まで含めた5年間の総額」で出してもらってください。同じ条件で並べば、どの方法が自社に合うかを数字で判断できます。

印刷枚数は、複合機の操作パネルやカウンターレポートで確認できます（メーカーにより「トータルカウンター」などの表記です）。モノクロとカラーの内訳まで分かれば、販売店側で月額と総額を具体的に試算できます。

複合機のランニングコストを抑える4つの方法

導入方法を決めたあとも、運用でコストは下げられます。

カラー印刷とモノクロ印刷を使い分ける

社内で確認するだけの資料をモノクロに統一すると、保守料金が下がります。月500枚のカラー印刷のうち300枚をモノクロに変えれば、月2,160円、年間で約26,000円の削減になります。

複合機側でカラー印刷を制限したり、部署ごとの使用枚数を集計したりする機能もあります。運用ルールとあわせて設定を見直してください。

両面印刷と集約印刷で印刷枚数を減らす

両面印刷にすると、用紙の使用量を最大で半分に減らせます。ただしカウンター料金は印刷した面の数で数える契約が一般的なため、両面にしてもカウンター料金は変わらないこともあります。数え方は契約書で確認してください。

印刷する面そのものを減らすには、2in1印刷（1枚に2ページを配置する印刷）など集約印刷が有効です。社内回覧の電子化、FAXのペーパーレス受信、書類の電子保存も、用紙代とカウンター料金の両方を減らします。

契約内容とカウンター単価を見直す

古い契約のまま使い続けていると、カウンター単価が現在の相場より高いことがあります。リース満了や更新のタイミングで、単価が相場（新品でモノクロ0.8〜3円、カラー8〜20円）の範囲に収まっているかを確認してください。契約時より枚数が減っている場合は、最低基本料金の水準も見直しの対象になります。

新品・中古を含めて導入方法を再検討する

印刷枚数が減っているなら中古機や小型機に切り替える、増えているならカウンター単価の低い新品に切り替えるというように、利用状況の変化に合わせて導入方法自体を見直す方法もあります。検討を始めるタイミングは、リース満了の3〜6ヶ月前が目安です。

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複合機のランニングコスト比較・お見積りならビズオールへ

ビズオールは、複合機の販売から保守までを一貫して手がけるサービスです。中古機は自社でオーバーホールした整備済みの機器のみを扱い、購入時に保守のあり・なしを選べます。総額で比較したい、自社に合う導入方法を選びたいという場合には、次の形で対応しています。

• 複数のメーカー・機種から、印刷枚数やカラー比率、利用年数に応じた機種をご提案
• 新品と中古の両方を取り扱っており、導入方法を横並びで比較できる
• リース料金だけでなく、保守料金まで含めた「総額」でお見積り
• 機種の選定から設置・設定、導入後のサポートまでワンストップで対応

直近3ヶ月の印刷枚数が分かる状態でご相談いただければ、複数の導入方法で5年間の総額を試算してお出しします。中古が合わない場合はその旨も正直にお伝えしますので、比較検討の材料としてご活用ください。

よくあるご質問（FAQ）

Q. 複合機のランニングコストは月いくらくらいですか？

本体価格100万円前後のカラー複合機を5年リースで導入し、月2,000〜3,000枚程度を印刷する場合で、月2.5万〜3万円程度が目安です。内訳はリース料2万円前後、カウンター料金4,000〜7,000円程度（カラー比率2割の場合）、用紙代と電気代が2,000円程度になります。印刷枚数とカラーの比率によって大きく変わります。

Q. 複合機とプリンターでは、どちらがランニングコストが安いですか？

月数百枚程度であればプリンターのほうが安く済みます。月数千枚以上を印刷する場合は、1枚あたりの単価が低く、保守も契約に含められる複合機のほうが総額では安くなりやすいです。

Q. リースと購入では、どちらがランニングコストを抑えられますか？

月々の支払いも総額も、購入のほうが安くなるのが一般的です。リースはリース料率の分だけ総額が増えます。ただし購入は初期費用が100万円以上必要になるため、資金繰りを重視するならリースが向いています。

Q. 中古複合機のランニングコストは新品より安いですか？

本体価格は大幅に安くなりますが、カウンター単価は新品より高めに設定されるのが一般的です。モノクロ8割・カラー2割で5年間使う場合、新品購入との分かれ目は月3,000枚台前半（約3,200枚）が目安です。これを下回る企業は中古、月5,000枚規模の企業は新品のほうが5年間の総額では安くなる計算になります（新品リースとの分かれ目は月4,000枚前後）。

Q. カウンター料金にトナー代や用紙代は含まれますか？

トナー代は含まれるのが一般的です。用紙代は含まれません。出張費・技術料・部品代の扱いは販売店によって異なるため、契約前に含まれる範囲を確認してください。

まとめ

複合機のランニングコストは、本体費用、保守料金（カウンター料金）、消耗品費、電気代の4つで構成されます。本体価格100万円前後の機種を5年リースし、月2,000〜3,000枚程度を印刷する場合で、月2.5万〜3万円程度が目安です。

導入方法は新品リース、新品購入、中古購入（保守あり・なし）、レンタルの5つがあり、月額が安い方法と5年総額が安い方法は一致するとは限りません。

見積もりを比較するときは、契約期間の総額、カウンター料金に含まれる範囲、機種クラスの適正、中古の単価差、契約終了時の条件の5点を揃えて確認しましょう。自社の条件で判断がつかない場合は、保守込みの総額で複数の方法の見積もりを取るのが確実です。

自社の場合はいくらかかるのか、新品・中古・リースのどれが合うのか迷っている方は、ぜひビズオールへご相談ください。

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